V. Kan ik op de hoogte blijven van wijzigingen in *mijn* Office 365 kalender? Mijn afdelingshoofden zetten daar zo maar vanalles in zonder mij op de hoogte te houden. Kan ik dat zelf doen?
A. Aangezien je afdelingshoofden kunnen schrijven, gaat het over een gedeelde Office 365 kalender. Er zijn twee pistes:
- Instellingen in de Outlook web app
Calendar notifications in Outlook Web App – Outlook
https://support.microsoft.com/en-gb/office/calendar-notifications-in-outlook-web-app-763907f8-65be-4138-beeb-fc770adf5c6d
Overigens: dat is een feature die al lang geleden gevraagd is, maar die een beetje is ondergesneeuwd
Notify of changes with Shared Calendars – Got an idea?
https://outlook.uservoice.com/forums/284136-outlook-com/suggestions/16850218-notify-of-changes-with-shared-calendars - Maar misschien heb je die optie niet. Ga dan naar flow.microsoft.com – inloggen met je Office 365 account, Create, Automated (want de flow moet automatisch opstarten)
- Het principe is dit: je kiest een trigger (=wanneer de actie moet uitgevoerd worden), en de actie. De trigger is een wijziging in de agenda (TIP: neem wijzigen, deleten en toevoegen – verderop meer daarover).
Als Action neem je: mail versturen. Kies je mailadres, en in het titelveld kan een aantal dingen toevoegen – onderwerp, maar ook start en einde.
TIP: plaats die dingen in de body van het bericht. Je kan die velden kopiëren en plakken. Zorg voor regeleindes en leesteken
- Méér is het niet. Toch even opletten:
- Je moet zelf het bericht opbouwen
- Je hebt geen controle over wanneer de mailings precies gebeuren. Ze zullen in elk geval gegroepeerd uitgevoerd worden.
- Je krijgt mogelijk veel (of heel veel) berichten. O.m. omdat een schrapping en verplaatsing twee meldingen geeft. Daarom zou ik een tweede flow maken voor toegevoegde afspraken (lessen).
- De uren van de afspraken kloppen niet: er wordt geen rekening gehouden met tijdzones kloppen niet
- Maar vooral: wat je eigenlijk interesseert – wat eigenlijk van belang is, is of er agendaconficten ontstaan. Helaas is daar geen trigger voor. Wordt vervolgd…