V. Is het mogelijk om een bericht, een rappel, een uitnodiging of een mededeling te sturen naar een deel van een maillist? Niet iedereen, maar alleen de betrokkenen.
A. Ja. en niet alleen is het mogelijk, het is wenselijk. Het NIET doen, is spammen (verzenden van ongewenste en ongevraagde mails) en getuigen van
- diep misprijzen voor je medewerkers die zich WEL aan de afspraken gehouden hebben, en geen rappel moeten krijgen – en anders zich de volgende keer ook niet aan de gevraagde eisen moeten houden, want ze krijgen toch sowieso een rappel
- gigantisch egoïsme t.o.v. collega’s die WEL andere dingen te doen hebben, en die bv. misschien niet full-time werken voor jouw organisatie of afdeling (maar dan moet je dat natuurlijk wel willen inzien)
- (lijken) eisen te stellen die niet gesteld moeten worden, om dan achteraf mensen te kunnen verwijten dat ze zich (wel of juist niet) aan die onterecht gestelde eisen gehouden hebben [willekeur heet zo iets, en het was gebruikelijk in slavernij en dictatuur]
- en riskeert je professionele ernst en geloofwaardigheid kwijt te spelen, en op jouw beurt misprijzen te oogsten, en alle efficiëntie te verliezen in volgende mail-gelegenheden
De oplossing is om de adressen op nemen in een Excel lijst
- Maak op zijn minst kolommen voor NAAM, MAILADRES en het CRITERIUM op basis waarvan je wil mailen (bv: ok / niet ok voor een rappel)
- Filter in de kolom CRITERIUM op het criterium dat je nodig hebt
- Selecteer de mailadressen in de kolom van de adressen
- En plak in het BCC veld (of TO veld als je zeer goede redenen hebt) van het bericht.
Vind je dit (te) lastig? Bedenk dan deze parallelle situaties:
- een klas waarin iedereen gebuisd wordt omdat één enkele niet voldoet
- een bedrijf waarin iedereen alle uitnodigingen krijgt voor alle vergaderingen op elk niveau, en iedereen er maar moet uit halen wat voor helm van toepassing is of zou kunnen zijn
- negatieve evaluatie voor iedereen omdat er misschien een de ratrace niet meer kan volgen, ratrace die u zelf in stand houdt door iedereen te mailen
- een directie waarin het hele team ontslagen wordt omdat één lid zich misdraagt, en bv. zo maar rappels stuurt naar iedereen