Archieven

Recent

Samenwerken

Niet gemachtigd in Onedrive?

V. Onedrive zegt dat ik niet gemachtigd ben een bestand op te laden. Maar de andere bestanden lukken wel – wat is dat?

A. Bekijk eerst dit support artikel.

Verder:

  • Sluit alle (andere) applicaties – mogelijk staat een van de bestanden die je wil uploaden open, en dan lukt uploaden niet
  • En/of probeer later opnieuw – er kan ook een tijdelijk probleem zijn met de server.

Office 365 bestand opent als alleen-lezen

V. Als ik een document open van op Onedrive, opent dat als alleen-lezen. Wat kan ik doen?

A. Om een bestand te openen van op Onedrive,

  • rechtsklik op het bestand en kies Openen in Word
  • of, als het bestand geopend is in WOrd online, klik op Openen in Word

Een het bestand geopend is in Word, let op een eventuele gele bovenbalk – mogelijk moet je bevestigen dat je dat bestand wil openen dat van internet afkomdtig is.

Zie Wat is de beveiligde weergave?

 

Beveiligen PDF

V. Kan ik mijn PDF document beveiligen?

A. Eigenlijk niet: alles wat op het scherm kan getoond worden, kan bv. met een PrtScr gekopieerd worden. Zie ook de conversatie op Adobe
Maar er zijn een aantal oplossingen:
Adobe  (encryptie en paswoord, maar ook dingen als kopiëren en printen limiteren)
Copysafe  (mogelijk de beste oplossing voor wat je wil)
PDF2GO (encryptie en wachtwoord)
Locklizard (digital right management; maar dat is zware infrastructuur, een netwerk om in te loggen, usernames enz enz enz)

Kan niet inloggen op Onedrive

V. Ik vind nergens een knop Aanmelden op Onedrive.com. Hoe kan dat nu?

A. Vergroot het scherm – de knop zal zichtbaar worden.

Onedrive synchroniseert Windwos 10 niet meer – al mijn werk verloren?

A. Ineens blijkt dat Windows 10 mijn Onedrive bestanden niet meer synchroniseert. Dat is een kleine ramp – ik werk heel veel op Onedrive, en betekent dat dat ik mijn werk kwijt ben? Paniek!

V. Paniek is een slechte raadgever. Dit kan je doen:

  1. klik op pijl omhoog rechtsbeneden op de taakbalk, rechtsklik op het icoon van Onedrive, kies Instellingen. Voeg je huidig Windows account toe en geef je wachtwoord.
     
  2. Nog niet OK? In datzelfde scherm van daarnet, kies “Deze pc ontkoppelen”, en voeg nadien je login gegevens toe.
  3. Nog niet OK? Herinstalleer de Onedrive app van http://www.onedrive.com. Je zal te lezen krijgen dat Windows 10 al Onedrive aan boord heeft. Herinstaleler toc!
    En dan:

    • Het kan een hele tijd duren vooraleer alle bestanden gesynchroniseerd zijn. Laat het gewoon gebeuren.
    • Je zal mogelijk een aantal keer de melding krijgen dat (twee versies van) bestanden niet kunnen samengevoegd worden.
  4. Ga na afloop van het synchroniseren naar Windows Verkenner (Win+E). Mogelijk zie je daar een aantal mappen waar het icoon overlapt is door een klein rood kruisje. Klik elk van die mappen open.
    Zie je daar bestanden waar ook zo’n rood kruisje bij staat? Rechtsklik en kies voor de opdracht Onedrive synchronisatie problemen oplossen. Je kan daar bv. kiezen voor “Beide bestanden houden”.
    Nadien vind je een aantal dubbele bestanden die er uit zien als bestandsndaam.ext en bestandsnaam-naamvandecomputer.ext.
    Je kan ook zoeken naar zo’n dubbele bestanden door te zoeken naar *-naamvanjecomputer.*
    Nu kan je een van deze doen.

    • van elk van beide bestanden het recentste houden en de naam aanpassen naar de originele bestandsnaam
    • of de individuele bestanden per twee vergelijken – in Word via Controleren, Vergelijken; voor tekstbestanden met bv. de gratis tool ExamDiff http://www.prestosoft.com/edp_examdiff.asp

 

Is deze Onedrive folder van mij gedeeld?

V. Kan ik zien of ik een folder (of een bestand) op Onedrive gedeeld heb met andere mensen?

A. Je kan dat zien aan het icoon dat er bij staat op Onedrive.com. Als er OWNER bij staat, ben jij de eigenaar van het gedeeld item (bestand of map).

Overigens kan je de permissies terug intrekken als je dat wenst, zodat die andere personen niet meer aan dat element kunnen.

MORE, MANAGE PERMISSIONS

En dan kan je links vernietigen

Word: mogelijkheiden tot bewerken inperken

V. Kan ik ervoor zorgen dat de collega’s aan wie ik mijn tekst bezorg, alleen opmerkingen kunnen maken, en niet de tekst zelf wijzigen.

A. Ja, het kan.

  • Controleren, Beveiligen, Bewerking beperken
  • Je krijgt een apart paneel met beperkingen.

    • De eerste optie is het beperken van de opmaakprofielen die je collega’s mogen gebruiken.
    • De tweede stap (de belangrijkste – waarschijnlijk die je nodig hebt) is dat je kan instellen welk soort wijzigingen de bestemmelingen kunnen doorvoeren: wijzigen (met bijgehouden wijzigingen), opmerkingen (wat jij wil), formulieren invullen, geen wijzigingen.
    • Je kan bepalen voor wie de beperkingen van toepassing zijn.
    • Tenslotte kan je wachtwoord definiëren
  • Drie aanvullingen
    • In OneDrive kan je alleen (nog maar) kiezen voor Bewerken of Alleen lezen.
    • In Google Drive is er wel een optie om te delen met alleen reacties.
    • Misgelopen? Je kan in Word documenten vergelijken zodat je in detail kan zien wat er gewijzigd is.

Bestanden delen via Onedrive: drie tips

Onedrive is een geweldige tool voor het uitwisselen van bestanden, en bijvoorbeeld omwille van deze redenen:

  • Geen gedoe met waar welk bestand staat: de bestanden staan op de plaats waar jij ze zet, in de mappen die je wil of nodig acht.
  • Geen gedoe met welke de juiste versie is: de bestanden worden gesynchroniseerd en je ziet (behoudens problemen) steeds de laatste versie.

Enkele tips:

  • Als je een bestand of map deelt, maak je een koppeling of nodig je uit via mail
  • Let er goed op of je bewerken wil inschakelen of niet
  • Nieuw: je kan een verloopdatum instellen voor de link die de gebruiker zal krijgen.
  • Belangrijk: kruis het vakje aan dat eist de lezer zich moet aanmelden. Als je dat niet doet moet je daar een héél goede reden voor hebben, want dan gelijk wie met die link aan je bestanden of je bestanden wijzigen.

 

Bestanden bijvoegen in Outlook 2016

V. Ik heb pas Excel 2016 in gebruik genomen en ik heb de indruk dat er iets veranderd is aan het bijvoegen van bijlagen.
A. Dat klopt: het is een stuk makkelijker geworden. Als je op de paperclip drukt, krijg je een overzicht van de laatst bewerkte documenten waar je uit kan kiezen, als je dat wil.

Het kan dus bijzonder handig zijn om een bestand te bewerken in Word, Excel, of Powerpoint, en het nadien direct te verzenden vanuit Outlook.

Enkele tips:

  • De bestanden waar een wolkje bij staat in het icoon, zijn toegankelijk van in Onedrive, en de bestemmeling ziet dus ook wijzigingen die je eventueel nadien nog zou aanbrengen.
  • Let héél goed op of je de bestemmeling(en) schrijftoegang wil geven – waarschijnlijk niet. Je kan dat wijzigen door te klikken op het pijltje rechts.
    Machtigingen wijzigen, Iedereen kan bekijken

  • Het pijltje rechts laat je ook toe om een bestand van op Onedrive als kopie bij te voegen.
    Als kopie bijvoegen.

Onedrive kan wijzigingen niet samenvoegen – werk verloren?

V. OneDrive zegt dat de wijzigingen niet kunnen worden samengevoegd.

En nu? Is mijn werk nu verloren?

A. Neen hoor. Ga naar je OneDrive map – je zal een rode markering zien bij het icoon van die map. Klik verder naar beneden in de hiërarchie van de mappen, en volg het spoor van die rode markering. Je zal een bestand vinden dat ook zo’n rode markering heeft. Hernoem dat bestand (voeg bv. -localeversie toe an de naam). Als OneDrive zijn werk kan verderzetten, komt het bestand dat op de server staat er mooi naast staan.

Gedeelde Onedrive map verlaten

V. Kan ik een gedeelde map of gedeeld document verlaten? Iemand heeft een document met mij gedeeld, maar dat project is afgelopen en ik wens dat document niet meer te zien.
A. Ja, ga naar Gedeeld met mij, rechtsklik op dat document map en kies Verwijderen uit gedeelde lijst.
onedrive-stopsharen

Folder of bestanden delen buiten Office 365

V. Onze organisatie heeft een Office 365 abonnement. We gebruiken dat regelmatig intern om bestanden te delen. Maar als ik een link maak om te delen, kunnen mensen van buiten onze organisatie daar niet aan. Wat kan ik doen?
A. Begin met de lectuur van deze fiche:
Bestanden of mappen delen in Office 365 – https://support.office.com/nl-nl/article/Bestanden-of-mappen-delen-in-Office-365-1fe37332-0f9a-4719-970e-d2578da4941c?ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL
Als je een link maakt, kies dan voor een koppeling met ‘geen aanmelding vermeld’
off365-sharepublicly

Word document of Powerpoint presentatie insluiten in webpagina

V. Is er een mogelijkheid om een presentatie of document in te sluiten in een post, pagina of website? Iets anders dan een link – gewoon de tekst zelf of de presentatie direct zichtbaar.

A. Ja het kan – met OneDrive.

  • Plaats je presentatie of document in je OneDrive
  • Rechtsklik en kies INSLUITEN.
    insluiten-onedrive-live
  • Kopieer de code die je krijgt, en plak die in je webpagina (of post).

Gedeeld document verlaten

V. Een collega heeft een document met mij gedeeld in OneDrive, maar dat document interesseer me niet meer. Kan ik ont-delen?

A. Je kan dat document niet echt verlaten, maar je kan het verwijderen uit de lijst “Gedeeld met mij”. Rechtsklik op dat bestand, en kies voor “Remove from shared list”.

od-removefromsharedlist

Versienachtmerries vermijden

Het is een bijzonder slecht idee om bestanden naar jezelf (of anderen) te mailen met de vraag ze te bewerken en terug te sturen. Je kan niet (deftig) zoeken in een mailbox, maar jij noch de mensen die meewerken kunnen er ooit zeker van zijn dat je op de laatste versie aan het werken bent. Iedereen die het bestand opent van in zijn mailbox, ziet alleen de oorspronkelijke versie, niet de reeds bijgewerkte versies. Die wijzigingen gaan dan verloren. In onderstaand voorbeeld heeft elk van de vier mensen die meewerkt een bestand gekregen, en in 5 stappen zijn er vier verschillende versies.
versienachtmerrie

Alternatieven? Onedrive, Google Drive – of desnoods Dropbox (maar samenwerken kan daar andere problemen geven, omdat er bv. geen foto preview is.

Let er op dat je online bent en synchroniseert vooraleer het bestand te openen.

ip-location