Archieven

Samenwerken

Is deze Onedrive folder van mij gedeeld?

V. Kan ik zien of ik een folder (of een bestand) op Onedrive gedeeld heb met andere mensen?

A. Je kan dat zien aan het icoon dat er bij staat op Onedrive.com. Als er OWNER bij staat, ben jij de eigenaar van het gedeeld item (bestand of map).

Overigens kan je de permissies terug intrekken als je dat wenst, zodat die andere personen niet meer aan dat element kunnen.

MORE, MANAGE PERMISSIONS

En dan kan je links vernietigen

Word: mogelijkheiden tot bewerken inperken

V. Kan ik ervoor zorgen dat de collega’s aan wie ik mijn tekst bezorg, alleen opmerkingen kunnen maken, en niet de tekst zelf wijzigen.

A. Ja, het kan.

  • Controleren, Beveiligen, Bewerking beperken
  • Je krijgt een apart paneel met beperkingen.

    • De eerste optie is het beperken van de opmaakprofielen die je collega’s mogen gebruiken.
    • De tweede stap (de belangrijkste – waarschijnlijk die je nodig hebt) is dat je kan instellen welk soort wijzigingen de bestemmelingen kunnen doorvoeren: wijzigen (met bijgehouden wijzigingen), opmerkingen (wat jij wil), formulieren invullen, geen wijzigingen.
    • Je kan bepalen voor wie de beperkingen van toepassing zijn.
    • Tenslotte kan je wachtwoord definiëren
  • Drie aanvullingen
    • In OneDrive kan je alleen (nog maar) kiezen voor Bewerken of Alleen lezen.
    • In Google Drive is er wel een optie om te delen met alleen reacties.
    • Misgelopen? Je kan in Word documenten vergelijken zodat je in detail kan zien wat er gewijzigd is.

Bestanden delen via Onedrive: drie tips

Onedrive is een geweldige tool voor het uitwisselen van bestanden, en bijvoorbeeld omwille van deze redenen:

  • Geen gedoe met waar welk bestand staat: de bestanden staan op de plaats waar jij ze zet, in de mappen die je wil of nodig acht.
  • Geen gedoe met welke de juiste versie is: de bestanden worden gesynchroniseerd en je ziet (behoudens problemen) steeds de laatste versie.

Enkele tips:

  • Als je een bestand of map deelt, maak je een koppeling of nodig je uit via mail
  • Let er goed op of je bewerken wil inschakelen of niet
  • Nieuw: je kan een verloopdatum instellen voor de link die de gebruiker zal krijgen.
  • Belangrijk: kruis het vakje aan dat eist de lezer zich moet aanmelden. Als je dat niet doet moet je daar een héél goede reden voor hebben, want dan gelijk wie met die link aan je bestanden of je bestanden wijzigen.

 

2017.10.23-26 IT/Dev Connections: Enterprise collaboration

IT/Dev Connections
ENTERPRISE COLLABORATION
Office 365 | Exchange | Lync | SharePoint
October 23-26, 2017
Hilton Union Square
San Francisco
http://www.itdevconnections.com/

Bestanden bijvoegen in Outlook 2016

V. Ik heb pas Excel 2016 in gebruik genomen en ik heb de indruk dat er iets veranderd is aan het bijvoegen van bijlagen.
A. Dat klopt: het is een stuk makkelijker geworden. Als je op de paperclip drukt, krijg je een overzicht van de laatst bewerkte documenten waar je uit kan kiezen, als je dat wil.

Het kan dus bijzonder handig zijn om een bestand te bewerken in Word, Excel, of Powerpoint, en het nadien direct te verzenden vanuit Outlook.

Enkele tips:

  • De bestanden waar een wolkje bij staat in het icoon, zijn toegankelijk van in Onedrive, en de bestemmeling ziet dus ook wijzigingen die je eventueel nadien nog zou aanbrengen.
  • Let héél goed op of je de bestemmeling(en) schrijftoegang wil geven – waarschijnlijk niet. Je kan dat wijzigen door te klikken op het pijltje rechts.
    Machtigingen wijzigen, Iedereen kan bekijken

  • Het pijltje rechts laat je ook toe om een bestand van op Onedrive als kopie bij te voegen.
    Als kopie bijvoegen.

Onedrive kan wijzigingen niet samenvoegen – werk verloren?

V. OneDrive zegt dat de wijzigingen niet kunnen worden samengevoegd.

En nu? Is mijn werk nu verloren?

A. Neen hoor. Ga naar je OneDrive map – je zal een rode markering zien bij het icoon van die map. Klik verder naar beneden in de hiërarchie van de mappen, en volg het spoor van die rode markering. Je zal een bestand vinden dat ook zo’n rode markering heeft. Hernoem dat bestand (voeg bv. -localeversie toe an de naam). Als OneDrive zijn werk kan verderzetten, komt het bestand dat op de server staat er mooi naast staan.

Gedeelde Onedrive map verlaten

V. Kan ik een gedeelde map of gedeeld document verlaten? Iemand heeft een document met mij gedeeld, maar dat project is afgelopen en ik wens dat document niet meer te zien.
A. Ja, ga naar Gedeeld met mij, rechtsklik op dat document map en kies Verwijderen uit gedeelde lijst.
onedrive-stopsharen

Folder of bestanden delen buiten Office 365

V. Onze organisatie heeft een Office 365 abonnement. We gebruiken dat regelmatig intern om bestanden te delen. Maar als ik een link maak om te delen, kunnen mensen van buiten onze organisatie daar niet aan. Wat kan ik doen?
A. Begin met de lectuur van deze fiche:
Bestanden of mappen delen in Office 365 – https://support.office.com/nl-nl/article/Bestanden-of-mappen-delen-in-Office-365-1fe37332-0f9a-4719-970e-d2578da4941c?ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL
Als je een link maakt, kies dan voor een koppeling met ‘geen aanmelding vermeld’
off365-sharepublicly

Word document of Powerpoint presentatie insluiten in webpagina

V. Is er een mogelijkheid om een presentatie of document in te sluiten in een post, pagina of website? Iets anders dan een link – gewoon de tekst zelf of de presentatie direct zichtbaar.

A. Ja het kan – met OneDrive.

  • Plaats je presentatie of document in je OneDrive
  • Rechtsklik en kies INSLUITEN.
    insluiten-onedrive-live
  • Kopieer de code die je krijgt, en plak die in je webpagina (of post).

Gedeeld document verlaten

V. Een collega heeft een document met mij gedeeld in OneDrive, maar dat document interesseer me niet meer. Kan ik ont-delen?

A. Je kan dat document niet echt verlaten, maar je kan het verwijderen uit de lijst “Gedeeld met mij”. Rechtsklik op dat bestand, en kies voor “Remove from shared list”.

od-removefromsharedlist

Versienachtmerries vermijden

Het is een bijzonder slecht idee om bestanden naar jezelf (of anderen) te mailen met de vraag ze te bewerken en terug te sturen. Je kan niet (deftig) zoeken in een mailbox, maar jij noch de mensen die meewerken kunnen er ooit zeker van zijn dat je op de laatste versie aan het werken bent. Iedereen die het bestand opent van in zijn mailbox, ziet alleen de oorspronkelijke versie, niet de reeds bijgewerkte versies. Die wijzigingen gaan dan verloren. In onderstaand voorbeeld heeft elk van de vier mensen die meewerkt een bestand gekregen, en in 5 stappen zijn er vier verschillende versies.
versienachtmerrie

Alternatieven? Onedrive, Google Drive – of desnoods Dropbox (maar samenwerken kan daar andere problemen geven, omdat er bv. geen foto preview is.

Let er op dat je online bent en synchroniseert vooraleer het bestand te openen.

Kan jíj mijn wachtwoord terugvinden?

V. Ik ben mijn wachtwoord kwijt van mijn kalender. Mijn computer logt daar automatisch op in, maar ik weet mijn wachtwoord écht niet meer. Kan jíj me dat geven of achterhalen?

A. Neen, uiteráárd kan ik dat niet. Als dat wel zou kunnen, betekent dat zo maar gelijk wie gelijk welk paswoord van iemand anders kan achterhalen.

Wat je wel kan doen:

  • Je kan je wachtwoord resetten – en de precieze plaats hangt ervan welke agenda het is (‘kweenie’ is daarbij niet het juiste antwoord).  Voor Live gaat dat via https://account.live.com/ResetPassword.aspx, voor Google via https://www.google.com/accounts/recovery/forgotusername
    Resetten dat betekent 1/ dat het verloopt via het kanaal waarvan jij destijds zelf hebt beweerd dat het naar jou leidt (ander mailadres, gsm, …)  en 2/ dat het niet onopgemerkt kan blijven, want het wachtwoord is nadien anders
  • Als je op je computer naar die agenda gaat en je krijgt een login scherm, staat daar een paswoordveld met sterretjes. Als, zoals je zegt, de computer zelf inlogt, staat daar het paswoord ingevuld. Met een programma als Asterisk Key (http://www.lostpassword.com/asterisk.htm) kan je dat wachtwoord lezen.

 

 

Bestanden laten bijdragen op website

V. Kan ik bestanden laten indienen op mijn website? Bijdragen of werkjes of zo? Ik bedoel iets anders dan via mail (want dan moet ik mijn adres prijsgeven op de website, en kan mijn mailbox overlopen).

A. Mogelijk is de beste oplossing Cloudwok (www.cloudwok.com). Daarmee kan je gebruikers bestanden laten plaatsen in een deel van je cloudopslag (Dropbox, Google Drive – maar ook Box.com, Facebook Album of S3 bucket).

Je krijgt een link die je kan doorgeven of opnemen in je website. en er is een WordPress component.

OneDrive en melding van mijn (onbestaande) IT afdeling?

V. Ineens krijg ik een boodschap: “Uw IT-afdeling heeft een wijziging doorgevoerd waardoor uw persoonlijke OneDrive niet kan worden gesynchroniseerd op de pc. De bestanden die al op de pc zijn opgeslagen blijven behouden, maar wijzigingen of nieuwe bestanden, worden niet gesynchroniseerd.”

Ik heb helemaal geen IT afdeling, geen bedrijf. En nu?

A. Eerdere suggesties gaan over het loskoppelen van je Windows login van je Microsoft account, en nadien terug verbinden (zie http://answers.microsoft.com/nl-nl/onedrive/forum/odfeatures/one-drive-voor-bedrijven-melding-hebben-we-niet/75c3366e-251f-4827-b3d0-cb130042d46d). I

Ik denk echter dat je verkeerdelijk OneDrive voor bedrijven hebt geïnstalleerd.

  • Begin met dubbelchecken of je het wachtwoord kent en of dat correct is – start Edhe of Internet Explorer, doe ctrl+shift+P (Inprivate navigatie, zonder cookies en opgeslagen wachtwoord) en probeer in te loggen
  • Zorg dat je weet waar de OneDrive map op je PC is.
  • Ga naar configuratiescherm, Programma’s. Desinstalleer OneDrive. Herstart.
  • Kijk nu of er nog synchronisatie is: maak op OneDrive.com een map en kijk of je die op je PC ziet – en doe het omgekeerde
  • Werkt niet? Dan kan je alsnog de oplossing proberen die in het vermelde conversatie wordt voorgesteld: maak van je login een local account. Herstart. Maak van je login terug een Microsoft account.

Tekenen op PDF document

V. Kan ik op een PDF bestand tekenen?

A. Ja hoor. Het is heel eenvoudig.

  • Het kan in je eigen PDF reader. Acrobat Reader kan het (maar de ontelbare updates met elk zijn onoverzienbare lading aan malware maakt het product totaal onbetrouwbaar – ik raad het gebruik ervan steevast af in de strengste bewoordingen die de context me toelaten). Maar ook het véél betere Foxit Reader doet het zonder probleem.
    foxit-comment
    Zie https://www.foxitsoftware.com/products/pdf-reader/ – Collaborate and Share
  • Geen kans om iets te installeren? Kijk eens naar PDFzorro (https://nl.pdfzorro.com/), een online PDF editor.
ip-location