Archieven

Samenwerken

Bestanden delen via Onedrive: drie tips

Onedrive is een geweldige tool voor het uitwisselen van bestanden, en bijvoorbeeld omwille van deze redenen:

  • Geen gedoe met waar welk bestand staat: de bestanden staan op de plaats waar jij ze zet, in de mappen die je wil of nodig acht.
  • Geen gedoe met welke de juiste versie is: de bestanden worden gesynchroniseerd en je ziet (behoudens problemen) steeds de laatste versie.

Enkele tips:

  • Als je een bestand of map deelt, maak je een koppeling of nodig je uit via mail
  • Let er goed op of je bewerken wil inschakelen of niet
  • Nieuw: je kan een verloopdatum instellen voor de link die de gebruiker zal krijgen.
  • Belangrijk: kruis het vakje aan dat eist de lezer zich moet aanmelden. Als je dat niet doet moet je daar een héél goede reden voor hebben, want dan gelijk wie met die link aan je bestanden of je bestanden wijzigen.

 

2017.10.23-26 IT/Dev Connections: Enterprise collaboration

IT/Dev Connections
ENTERPRISE COLLABORATION
Office 365 | Exchange | Lync | SharePoint
October 23-26, 2017
Hilton Union Square
San Francisco
http://www.itdevconnections.com/

Bestanden bijvoegen in Outlook 2016

V. Ik heb pas Excel 2016 in gebruik genomen en ik heb de indruk dat er iets veranderd is aan het bijvoegen van bijlagen.
A. Dat klopt: het is een stuk makkelijker geworden. Als je op de paperclip drukt, krijg je een overzicht van de laatst bewerkte documenten waar je uit kan kiezen, als je dat wil.

Het kan dus bijzonder handig zijn om een bestand te bewerken in Word, Excel, of Powerpoint, en het nadien direct te verzenden vanuit Outlook.

Enkele tips:

  • De bestanden waar een wolkje bij staat in het icoon, zijn toegankelijk van in Onedrive, en de bestemmeling ziet dus ook wijzigingen die je eventueel nadien nog zou aanbrengen.
  • Let héél goed op of je de bestemmeling(en) schrijftoegang wil geven – waarschijnlijk niet. Je kan dat wijzigen door te klikken op het pijltje rechts.
    Machtigingen wijzigen, Iedereen kan bekijken

  • Het pijltje rechts laat je ook toe om een bestand van op Onedrive als kopie bij te voegen.
    Als kopie bijvoegen.

Onedrive kan wijzigingen niet samenvoegen – werk verloren?

V. OneDrive zegt dat de wijzigingen niet kunnen worden samengevoegd.

En nu? Is mijn werk nu verloren?

A. Neen hoor. Ga naar je OneDrive map – je zal een rode markering zien bij het icoon van die map. Klik verder naar beneden in de hiërarchie van de mappen, en volg het spoor van die rode markering. Je zal een bestand vinden dat ook zo’n rode markering heeft. Hernoem dat bestand (voeg bv. -localeversie toe an de naam). Als OneDrive zijn werk kan verderzetten, komt het bestand dat op de server staat er mooi naast staan.

Gedeelde Onedrive map verlaten

V. Kan ik een gedeelde map of gedeeld document verlaten? Iemand heeft een document met mij gedeeld, maar dat project is afgelopen en ik wens dat document niet meer te zien.
A. Ja, ga naar Gedeeld met mij, rechtsklik op dat document map en kies Verwijderen uit gedeelde lijst.
onedrive-stopsharen

Folder of bestanden delen buiten Office 365

V. Onze organisatie heeft een Office 365 abonnement. We gebruiken dat regelmatig intern om bestanden te delen. Maar als ik een link maak om te delen, kunnen mensen van buiten onze organisatie daar niet aan. Wat kan ik doen?
A. Begin met de lectuur van deze fiche:
Bestanden of mappen delen in Office 365 – https://support.office.com/nl-nl/article/Bestanden-of-mappen-delen-in-Office-365-1fe37332-0f9a-4719-970e-d2578da4941c?ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL
Als je een link maakt, kies dan voor een koppeling met ‘geen aanmelding vermeld’
off365-sharepublicly

Word document of Powerpoint presentatie insluiten in webpagina

V. Is er een mogelijkheid om een presentatie of document in te sluiten in een post, pagina of website? Iets anders dan een link – gewoon de tekst zelf of de presentatie direct zichtbaar.

A. Ja het kan – met OneDrive.

  • Plaats je presentatie of document in je OneDrive
  • Rechtsklik en kies INSLUITEN.
    insluiten-onedrive-live
  • Kopieer de code die je krijgt, en plak die in je webpagina (of post).

Gedeeld document verlaten

V. Een collega heeft een document met mij gedeeld in OneDrive, maar dat document interesseer me niet meer. Kan ik ont-delen?

A. Je kan dat document niet echt verlaten, maar je kan het verwijderen uit de lijst “Gedeeld met mij”. Rechtsklik op dat bestand, en kies voor “Remove from shared list”.

od-removefromsharedlist

Versienachtmerries vermijden

Het is een bijzonder slecht idee om bestanden naar jezelf (of anderen) te mailen met de vraag ze te bewerken en terug te sturen. Je kan niet (deftig) zoeken in een mailbox, maar jij noch de mensen die meewerken kunnen er ooit zeker van zijn dat je op de laatste versie aan het werken bent. Iedereen die het bestand opent van in zijn mailbox, ziet alleen de oorspronkelijke versie, niet de reeds bijgewerkte versies. Die wijzigingen gaan dan verloren. In onderstaand voorbeeld heeft elk van de vier mensen die meewerkt een bestand gekregen, en in 5 stappen zijn er vier verschillende versies.
versienachtmerrie

Alternatieven? Onedrive, Google Drive – of desnoods Dropbox (maar samenwerken kan daar andere problemen geven, omdat er bv. geen foto preview is.

Let er op dat je online bent en synchroniseert vooraleer het bestand te openen.

Kan jíj mijn wachtwoord terugvinden?

V. Ik ben mijn wachtwoord kwijt van mijn kalender. Mijn computer logt daar automatisch op in, maar ik weet mijn wachtwoord écht niet meer. Kan jíj me dat geven of achterhalen?

A. Neen, uiteráárd kan ik dat niet. Als dat wel zou kunnen, betekent dat zo maar gelijk wie gelijk welk paswoord van iemand anders kan achterhalen.

Wat je wel kan doen:

  • Je kan je wachtwoord resetten – en de precieze plaats hangt ervan welke agenda het is (‘kweenie’ is daarbij niet het juiste antwoord).  Voor Live gaat dat via https://account.live.com/ResetPassword.aspx, voor Google via https://www.google.com/accounts/recovery/forgotusername
    Resetten dat betekent 1/ dat het verloopt via het kanaal waarvan jij destijds zelf hebt beweerd dat het naar jou leidt (ander mailadres, gsm, …)  en 2/ dat het niet onopgemerkt kan blijven, want het wachtwoord is nadien anders
  • Als je op je computer naar die agenda gaat en je krijgt een login scherm, staat daar een paswoordveld met sterretjes. Als, zoals je zegt, de computer zelf inlogt, staat daar het paswoord ingevuld. Met een programma als Asterisk Key (http://www.lostpassword.com/asterisk.htm) kan je dat wachtwoord lezen.

 

 

Bestanden laten bijdragen op website

V. Kan ik bestanden laten indienen op mijn website? Bijdragen of werkjes of zo? Ik bedoel iets anders dan via mail (want dan moet ik mijn adres prijsgeven op de website, en kan mijn mailbox overlopen).

A. Mogelijk is de beste oplossing Cloudwok (www.cloudwok.com). Daarmee kan je gebruikers bestanden laten plaatsen in een deel van je cloudopslag (Dropbox, Google Drive – maar ook Box.com, Facebook Album of S3 bucket).

Je krijgt een link die je kan doorgeven of opnemen in je website. en er is een WordPress component.

OneDrive en melding van mijn (onbestaande) IT afdeling?

V. Ineens krijg ik een boodschap: “Uw IT-afdeling heeft een wijziging doorgevoerd waardoor uw persoonlijke OneDrive niet kan worden gesynchroniseerd op de pc. De bestanden die al op de pc zijn opgeslagen blijven behouden, maar wijzigingen of nieuwe bestanden, worden niet gesynchroniseerd.”

Ik heb helemaal geen IT afdeling, geen bedrijf. En nu?

A. Eerdere suggesties gaan over het loskoppelen van je Windows login van je Microsoft account, en nadien terug verbinden (zie http://answers.microsoft.com/nl-nl/onedrive/forum/odfeatures/one-drive-voor-bedrijven-melding-hebben-we-niet/75c3366e-251f-4827-b3d0-cb130042d46d). I

Ik denk echter dat je verkeerdelijk OneDrive voor bedrijven hebt geïnstalleerd.

  • Begin met dubbelchecken of je het wachtwoord kent en of dat correct is – start Edhe of Internet Explorer, doe ctrl+shift+P (Inprivate navigatie, zonder cookies en opgeslagen wachtwoord) en probeer in te loggen
  • Zorg dat je weet waar de OneDrive map op je PC is.
  • Ga naar configuratiescherm, Programma’s. Desinstalleer OneDrive. Herstart.
  • Kijk nu of er nog synchronisatie is: maak op OneDrive.com een map en kijk of je die op je PC ziet – en doe het omgekeerde
  • Werkt niet? Dan kan je alsnog de oplossing proberen die in het vermelde conversatie wordt voorgesteld: maak van je login een local account. Herstart. Maak van je login terug een Microsoft account.

Tekenen op PDF document

V. Kan ik op een PDF bestand tekenen?

A. Ja hoor. Het is heel eenvoudig.

  • Het kan in je eigen PDF reader. Acrobat Reader kan het (maar de ontelbare updates met elk zijn onoverzienbare lading aan malware maakt het product totaal onbetrouwbaar – ik raad het gebruik ervan steevast af in de strengste bewoordingen die de context me toelaten). Maar ook het véél betere Foxit Reader doet het zonder probleem.
    foxit-comment
    Zie https://www.foxitsoftware.com/products/pdf-reader/ – Collaborate and Share
  • Geen kans om iets te installeren? Kijk eens naar PDFzorro (https://nl.pdfzorro.com/), een online PDF editor.

Onedrive gaat van 15 GB naar 5 GB

De opslagruimte van Onedrive gaat van 15 GB naar 5 GB. Je hebt daar misschien een mailbericht over gekregen, op een melding op de pagina van OneDrive.

od-5gbipv15gb
Wat kan je doen?

  • Je kan overgaan naar Office 365. Er is nu een speciaal aanbod voor één jaar gratis.
  • Of je kan de opslag upgraden.
    od-5gbipv15gb2

 

Gedeelde kalender niet zichtbaar

V. Ik heb een gedeelde kalender toegevoegd (via link naar de ICS file) aan mijn Google kalender. Maar ik zie die niet?

A. Heb je die zichtbaar gemaakt? Klik op het gekleurde vak naast die kalender.

gedeeldekalendernietzichtbaar

Vele bestanden bij Onenote notitieblok openen op Onedrive

A. Als ik via Onedrive een Onenote notitieblok wil benaderen en klik op recent zie ik een pak vreemde dingen

V. In Onedrive zie je alle secties als aparte bestanden verschijnen. Start Onenote op in Onedrive, dat gaat makkelijker werken.
onenote-velefiles

Link doorgeven naar een online document

V. Hoe kan ik anderen makkelijkst toegang geven tot een document dat ik online heb opgeslagen? Kan dat via een link?

A. Ja, dat kan via een link.

Als je document in Google drive staat:

  1. Rechtsklik pop het document en kies DELEN of DEELBARE LINK OPHALEN.
    shareaddress1

    shareaddress2

  2. Je kan instellen of die link kan gebruikt worden om het document te wijzigen:
    shareaddress3
    shareaddress4

Als je document in Onedrive staat

  1. Ook in Onedrive rechtklik je op het document dat je wil DELEN.

    shareaddress5

    Nadien KOPPELING OPHALEN
    shareaddress6
    en instellen of bewerken is toegestaan.
    shareaddress7

Je kan ook delen rechtstreeks van in Word 2013 of 2016 (op voorwaarde dat je document is opgeslagen in Onedrive): DELEN, E-MAIL, EEN KOPPELING VERZENDEN.

 

shareaddress8

 

Wel twee dingen die je niet mag vergeten:

  • Je correspondent mag de mail met die link niet verliezen. Als je deelt via mailadres (=via login), kan je correspondent je document vinden onder “Gedeeld met mij” in Google Drive of Onedrive.
  • en je kan die toelating niet intrekken. Je kan die link wel annuleren (waardoor hij ongeldig wordt) maar dan kunnen de andere correspondenten er ook niet meer aan.

Gedeelde Onedrive map synchroniseren met mijn PC

V. Een collega heeft een Onedrive map met mij gedeeld. Kan ik die op mijn PC synchroniseren, zoals mijn eigen mappen?

A. Ja, als je die toevoegt aan je eigen Onedrive

od-share5

Nadien kan je rechtsbenden klikken op het Onedrive icoon om die map mee te synchroniseren. LET OP: dit gaat niet in Windows 8.1 – wel in Windows 7 en Windows 10.

Verdere details in

Add and sync shared folders to your OneDrive – https://support.office.com/en-us/article/Add-and-sync-shared-folders-to-your-OneDrive-8a63cd47-1526-4cd8-bd09-ee3f9bfc1504?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

OneDrive bestand toevoegen in Outlook 2016

Je kent dat toch, dat gevoel van ‘Oei, net een bestand meegestuurd, maar iets vergeten aan te passen’? Dan weet je dat dat gevoel helemaal niet hoéft als je dat document in OneDrive opslaat en van daaruit deelt.

Outlook 2016 maakt je dat nóg makkelijker: bij het toevoegen van een bestand krijg je de lijst van de laatste geopende bestanden, en zie je een cloud icoon staan bij de documenten die in OneDrive staan. Zo’n bestand toevoegen geeft de OneDrive link. en die link is dynamisch: de bestemmeling ziet altijd de laatste versie van je bestand.

ol2016attach

Kan Office 365 map niet delen met link

V. Ik heb een map gemaakt in Office 365 en een link gemaakt om te delen, maar de gebruikers zeggen dat de link niet werkt. Ze loggen in maar moeten dan toegang vragen of zo iets. Wat kan ik doen?

A. Inderdaad, je kan en Office365 item (map of bestand) delen via een link. Rechtsklik erop en kies Delen > Een koppeling krijgen, of direct Koppeling ophalen.

odpro-delen1 odpro-delen2

Omdat Office 365 een afgeschermde omgeving is, moet de gebruiker inloggen. Maar daarmee heeft die gebruiker nog niet automatisch toegang. Daarvoor moet je langs Delen, Personen uitnodigen.

odpro-delen3

In het veld voor de namen, tik je Iedereen (of iedereen in de taal waarin Office 365 getoond wordt in je browser) – en je kiest “Iedereen behalve externe gebruikers” (of dezelfde formulering in een andere taal).

Belangrijk: duid aan dat de collega’s alleen mogen weergeven (“Mag worden weergegeven” – tenzij je wil [en dat wel heel zeker weet] dat ze mogen wijzigen). En haal het vakje weg bij “een e-mailuitnodiging verzenden” tenzij je heel zeker weet dat je al je collega’s wil alarmeren.

odpro-delen4

 

Submappen uploaden op Onedrive

V. Ik heb hier een set van bestanden in een hoop mappen die ik op Onedrive wil zetten. Maar ik kan niet slepen en neerzetten, en geen submappen uploaden op Onedrive. Is er een efficiëntere manier dan al die mappen opnieuw te maken in Onedrive en alles apart te uploaden?
A. Ja. Als dat nog niet gebeurd is, installeer Onedrive op je PC en/of configureer je Onedrive account in je Windows 10. Maak die map in de lokale Onedrive map. Plak daarin je set van (sub)mappen bestanden. Geef de computer tijd genoeg om alles te uploaden. Nadien kan je desgewenst die nieuwe (sub)mappen lokaal onbeschikbaar maken (zodat ze geen ruimte innemen op je computer) door rechtklikken op Onedrive in de systeemwerkset rechtsbeneden, dan Instellingen, Mappen kiezen.

Meldingen van wijzigingen aan OneNote?

V. Kan ik meldingen krijgen van wijzigingen aan OneNote bestanden die ik gedeeld heb met mensen die met mij meewerken aan een project?

A

Neen dat is (nog) niet mogelijk met OneNote. Wat je kan doen

Sorteren op datum – Kijken op de aanduidingen naast de wijzigingen

Anderzijds: er zijn wel alarmen op wijzigingen in gedeelde documenten in OneDrive en Google drive.

In OneDrive is het de auteur die het alarm moet verzenden: zie https://community.office365.com/en-us/f/154/t/293463

Voor Google drive: zie bv. https://support.google.com/docs/answer/91588?hl=en

Automatische bibliografie maken met Mendeley

Mendeley is een gratis reference manager – een softwarepekket om bibliografie mee te maken en te beheren. Zo werkt het:

  1. Download en installeer het pakket van op http://www.mendeley.com
    mendeley0
  2. Maak een account zodat je je bibliografie kan opslaan en via de cloud elder bewerken of opvragen.
  3. Installeer de Web Importer. Dat is geen plugin of add-on, maar een link (met Javascript) die je aan de werkbalk met favorieten toevoegt door die knop er naartoe te slepen.
    mendeley1
  4. Installeer de Word plug-in zodat Word je bibliografie kan benaderen.
    mendeley3
  5. Vanaf dan kan je werken: als je in een bibliografische databank hebt opgezocht, kan je door een klik op die knop de web importer instrueren welke bronnen je aan je bibliografie wil toevoegen. Je kan ook aangeven dat je de PDFs in kwestie waar mogelijk ook wil downloaden.
    mendeley2
  6. Je kan je synchronisatie-instellingen aanpassen, submappen maken en notities maken bij referenties. Je kan ook delen met collega’s met wie je samenwerkt.
    mendeley4
    mendeley5
  7. In Word heb je nu bij References de mogelijkheid om rechtstreeks te zoeken in je Mendeley bibliografie, een bron uit die lijst in te voegen, en nadien de bibliografie te maken op basis van de  in dat document gebruikte bronnen.

Dropbox naar Office Online

V. Ik ben aan het werken in Dropbox en ineens opent mijn Excel bestand in Excel online. Is er nu een brug tussen Dropbox en Onedrive of zo?

A. Neen, maar Dropbox gebruikt Office online om bestanden rechtstreeks te editeren, in plaats van op te slaan en nadien op te laden.

  • Inderdaad, als je een bestand opent in Dropbox kan j dat openen in Excel online.
    dropbox-officeonline
  • Als eerste stap moet je je wel even identificeren in Office online.
    dropbox-officeonline2
  • Overigens geldt niet alleen voor Excel maar ook voor Word en Powerpoint.
    dropbox-officeonline3
  • Belangrijk: je moet hier je bestand opslaan door de opdracht te geven. In Onedrive hoeft dat niet.
    dropbox-officeonline4

“Gedeeld met iedereen” in Office 365 omgeving

Even opletten met de map “Gedeeld met iedereen” in Office 365. In die map kan je dingen (mappen, bestanden) plaatsen of maken die iedereen binnen je organisatie kan zien. Maar standaard kan iedereen die bestanden ook bewerken.  Gelukkig kan je dat eenvoudig wijzigen:

  • Rechtsklik op die map en kies “delen”
    off365gedeeldmetiedereen1
  • Daar kan je zien wat anderen kunnen doen met die bestanden: “kan bewerken” dus
    off365gedeeldmetiedereen2
  • Wijzig dat in “kan bekijken”
    off365gedeeldmetiedereen3
  • Na bevestiging kan je die map veilig gebruiken om bestanden te delen met collega’s.

Onedrive en Office 365: één ingang mogelijk?

V. Ik heb van de school een Office 365 account, en daarnaast mijn Onedrive. Als ik inlog in Onedrive moet ik kiezen. Is dat niet op te lossen?

A. Inderdaad, als je Onedrive hebt en een Office 365 account ga je een inlogscherm krijgen als dit:

2onedriveaccounts-off-0

Als je voor Onedrive kiest, zie je de Office 365 bestanden niet meer. Naar verluidt werkt men aan een oplossing. Maar je kan wel dit doen voor Office bestansden:

  • Start een Office 2013 programma (Word, Excel, Powerpoint). Je zal ingelogd zijn met één van je accounts. Klik rechtsboven op Switch account.
    2onedriveaccounts-off-1
  • Geef de login gegevens van je ander account:
    2onedriveaccounts-off-2
  • En nu zie je Onedrives naast elkaar – Office 365, en Onedrive:
    2onedriveaccounts-off-3

 

Docs: snel documenten doorgeven

Ja, we kennen OneDrive. Je maakt een map (al dan niet gesynchroniseerd van op of met je computer), plaatst daarin een document, stelt de rechten in en je bent er: je kan delen met een collega. Maar soms is dat niet snel genoeg, of teveel stappen. Daarom stil ik kort even DOCS.COM voor.

  1. Ga naar Docs.com en log in met een Microsoft account. Je kan een document upladen – slepen naar dat venster, opladen van je computer of van OneDrive.
    docs.com1
  2. Of je kan een document maken in Docs.com:
    docs.com2
  3. En na het opladen of maken krijg je een scherm met een adres om door te geven aan je collega. Je kan in dat scherm ook eigenschappen van dat document instellen zoals beschrijving, auteur en licentie.
    docs.com3

 

Onedrive items backuppen of verplaatsen

V. Kan ik Onenote items backuppen of verplaatsen? Ik gebruik Onenote intensief op de telefoon maar wil niet per se alle items beschikbaar hebben.

A. Ja, dat kan.

  • Je hebt ene extra notitieblok nodig. Als je dat niet (nog) hebt, kan je er zo een maken op Onedrive of in de Onenote applicatie (niet de app).
  • Het verplaatsen doe je in de Onenote applicatie (niet de app en niet online)
  • Open beide notebooks (oorsprong en doel). Zorg dat beide zichtbaar zijn aan de linkerkant, en resp. de oorsprong- en doelmap.
  • Selecteer links elk van de te verplaatsen items en sleep naar de doelmap.
  • Synchroniseer (of laat de automatische synchronisatie zijn werk doen). Klaar!

Bevestigingsmail bij Google Forms / Excel Survey

V. Is het mogelijk om een bevestigingsmail te sturen als een gebruiker een Google formulier of Excel survey van mij invult?

A. In de formulieren van Excel online niet. In Google rekenblad gaat het niet zo maar – maar je kan wel:

  • een script toevoegen zoals beschreven in Alamoxie of Labnol (iets uitgebreider)
  • een addon toevoegen via Add-ons, Add-on toevoegen – en dan bv. Form notifications

Mailadres veranderen om in te loggen

V. Kan ik mijn mailadres veranderen om in te loggen in bv. Onedrive of Google drive? Het oude mailadres bestaat al een hele tijd niet meer.

A. Ja, dat kan – je moet je nieuwe mailadres toevoegen als alias.

In Onedrive en aanverwanten: ga naar http://account.live.com – Manage aliasas

account toevoegen ms 2

account toevoegen ms 1

In Google ga je naar je profiel, en daar klik je op “Account toevoegen”.

account toevoegen google

Waarom korte link?

V. Waarom zou ik een korte link maken als ik een bestand deel via bv. Onedrive?

waaromkortelink

A. Je hebt die korte link inderdaad niet per se nodig. In een mail of zo kan je de link gewoon plakken. Maar mailprogramma’s hebben de onhebbelijke gewoonte om tekst af te kappen op bv. 80 karakters, waardoor de link ongeldig kan worden.

Daarom is het best om de korte link door te geven.

Als je geen korte link kan maken, gebruik dan tinyurl.com of een andere dienst (zie http://www.hlrnet.com/inturl.htm)

 

 

Dropbox synchroniseert niet meer

V. Dropbox synchroniseert ineens niet meer op één van de aangesloten toestellen. Wat kan ik doen?

A. Herinstalleer het Dropbox programma. De installator zal de Dropbox zal het account, de locale map en de map op de server terugvinden en de synchronisatie zal hervatten.

Niet samenwerken via Dropbox?

V. Hoezo, samenwerken via Dropbox is niet goed? Is mail dan beter?

A. Het gevaar van Dropbox is dat bij “gewoon” delen, de andere persoon schrijfrechten heeft (en dus jouw bestanden kan overschrijven of verwijderen). Dat in combinatie met het feit dat jouw bestanden de ruimte opeten die de andere gebruikers ter beschikking hebben, is een explosieve situatie. Een alternatief is om te delen via een link.

dropboxdelen3

Overigens:

  • Je kan in Dropbox niet samenwerken in real-time (met verschillende tegelijk in hetzelfde document). Met Onedrive en Office 2013 kan dat wel.
  • Mail is helemaal geen goed idee – nooit! Je kan niet goed zoeken, mail is meestal maar op één plaats te raadplegen, en je bent nooit zeker dat je op de laatste versie van het document werkt.

SmashingApps tips

Ook de laatste dagen waren er weer superinteressante tips en lijsten van Spmashingapps:

Word documenten samenvoegen

V. Kan ik meerder Word documenten samenvoegen? Ik heb de instructies gevolgd, maar krijg telkens maar één pagina in mijn samengevoegd document.

A. Misschien werkt het wél: kijk eens naar afdrukvoorbeeld? In elk geval: het samenvoegen van documenten in Word is niet ideaal, maar kijk eens naar:

 

 

Rode zijbalk aan Word document

V. Ik heb een Word document met een leleijke rode zone aan de zijkant. Wat is dat, en hoe krijg ik dat weg?

A. Dat is het overzicht van de wijzigingen aan het document, omdat blijkbaar de wijzigingen worden bijgehouden. Zoe kan je dat oplossen:

  • Review tab, Accept All changes
  • Review tab, commentaar deleten
  • Review tab, track changes uitzetten

 

 

 

Openbron samenwerkingsplatformen

De laatste updates van openbron samenwerkingsplatformen:

PHP

BlueMind
3.0.6
25 Apr 2014 23:40
Release Notes: This release brings many small fixes (some mobiles support, instant messaging, Domino Vcard import,..) and fixes some stabilities and timeout issues with the Imap proxy. Update from earlier 3.0 is recommended
http://freecode.com/projects/blue-mind/releases/363261

Cerb
6.7
24 Apr 2014 01:07
Release Notes: This major update includes 106 new features. Virtual Attendants can run actions in response to any record fields changing. Full-text searches are more efficient. Worklist exports are streamed efficiently to avoid memory limits and timeouts. The ‘Execute an HTTP request’ action in Virtual Attendants can include headers. The Virtual Attendant simulator only shows fields that are used in the current behavior. Dashboards can display up to four columns. Support Center ticket worklists can display any fields. Administrators can set passwords for other workers. Worker password hashes are salted
http://core.freecode.com/projects/cerberushelpdesk/releases/363206
6.7.2
06 May 2014 01:32
Release Notes: This maintenance update includes 21 improvements. It implements subtotals in the Web API, implements placeholders for record link custom fields in Virtual Attendants and worklist exports, fixes an issue with external images in HTML replies, improves relay message threading by changing the ‘From:’ to Cerb rather than spoofing the original sender, and improves the ‘always use HTML mode’ option by applying it to compose
http://freecode.com/projects/cerberushelpdesk/releases/363486

Horde Application Framework
5.2.0alpha1
05 May 2014 22:53
Release Notes: Improved ActiveSync device administration. Warns about active Caps Lock key on the login page. Adds an import script for Open-Xchange. Adds configurations for new Horde Framework features. Small improvements
http://freecode.com/projects/horde/releases/363475

EGroupware
1.8.007 06 May 2014 23:21
Release Notes: This release contains important security fixes; please update ASAP. These include remote command execution for logged in users with administrative privileges, and cross-site request forgery allowing one to create new admin users or run the above commands
http://themes.freecode.com/projects/egroupware/releases/363507

 

 

Overledene in Linkedin

V. Er duiken overledenen op in Linkedin. Kan dat? En kan ik dat ergens melden?

A. Ja, het kan. De overledende zelf kan niet meer melden dat hij geen lid kan blijven, dus wordt die persoon niet zo maar geschrapt. Maar je kan zelf melden aan Linkedin dat er een van je contacten overleden is, op het adres

https://www.docusign.net/MEMBER/PowerFormSigning.aspx?PowerFormId=91e28b6c-bc93-47ed-8d1e-1f81083529d6

Zie: http://help.linkedin.com/app/answers/detail/a_id/2842

Echter: als je op een bepaald punt je adresboek hebt opgeladen in Linkedin, kan Linkein contact voorstellen op basis van de intussen verouderde gegevens.

Dropbox weg na herinstallatie

V. Ik heb Windows 7 opnieuw moeten installeren. Ik heb Dropbox opnieuw geïnstalleerd, maar die verschijnt nergens. Hoe kan dat?

A. Mogelijk heb je Dropbox geïnstalleerd met één account (bv. admin), heb je het daar geconfigureerd en probeer je die Dropbox nu te benaderen van op een ander Windows account. Dropbox gaat in dat geval op zoek naar die map uin dat admin account, map waar je geen toegang toe hebt.

Dit kan je doen:

  • Koppel je toestel los van Dropbox, en je kan je profiel opnieuw instellen.
    https://www.dropbox.com/account/personal#security
  • Of ga naar het Dropbox icoon in de system tray, en rechsklik om het menu te laten verschijnen. Ga naar de opties (Preferences).
    waarisdropbox
    Koppel het account los, en verbind het opnieuw met een map naar keuze binnen je Windows profiel.
    waarisdropbox2

Openbron samenwerkingsplatformen

De laatste updates van openbron samenwerkingsplatformen:

-PHP-

BlueMind
2.0.15
10 Feb 2014 22:46
Release Notes: This release brings many fixes in the calendar (PDF printing, domain calendars, etc.), contacts (better handling of some fields), Webmail (signature fix, mailshare archived messages, etc.), admin console (a better way to select the default email and aliases, resource admin, etc.), Outlook connector (better handling of network errors, fixes for some Outlook freezes), Thunderbird connector (better authentication), Blackberry handling, and the Exchange migration tool
http://freecode.com/projects/blue-mind/releases/361416
3.0.1
20 Feb 2014 13:39
Release Notes: This release included many small fixes in the calendar (display glitches, duplicates in autocompletion) and in the upgrade and elasticsearch indexation on upgrade. By default, instant messaging is now enabled for new domains. In the settings module, sync was fixed for LG mobiles and the Exchange migration tool was enhanced to support IMAP folders with special characters and to fix migration of some recurring events
http://freecode.com/projects/blue-mind/releases/361706

Cerb
6.6.2
18 Feb 2014 03:02
Release Notes: This maintenance update includes 23 improvements. It improves the performance and relevancy of fulltext searches by automatically detecting and quoting punctuated terms like email addresses, domains, URLs, IPs, and phone numbers. Phrase searches have stop words removed to improve matching. It implements ‘OR’ matching in quick search filters. Implements multiple line support for code formatting in the HTML editor. Fixes an issue where UTF-8 characters could become corrupted while displaying original_message.html attachments. Fixes an issue with drag reordering on workspace widgets
http://freecode.com/projects/cerberushelpdesk/releases/361640

GroupOffice groupware and CRM
5.0.44
19 Feb 2014 23:35
Release Notes: Some bugs were fixed and project reporting enhanced. Upgrading is recommended for everyone.
http://freecode.com/projects/group-office/releases/361688

GroupOffice groupware and CRM
5.0.40
11 Feb 2014 12:19
Release Notes: Some bugs were fixed. Installation now supports the new Apache 2.4 configuration structure that comes with Ubuntu 13.10. Upgrading is recommended for everyone.
http://freecode.com/projects/group-office/releases/361456

Onedrive

Het is een feit: Skydrive gaat nu als OneDrive door het leven.

OneDrive

Openbron samenwerkingsplatformen

De laatste updates van openbron samenwerkingsplatformen:

-PHP-

BlueMind 2.0.14 23 Jan 2014 12:40 Release Notes: This maintenance release improved the Outlook connector’s stability and the identity/signature screen, and fixed backup when over quota, the contact title field, PDF printing, address book sharing, and issues in the calendar, contact, SOAP API, Web mail, admin console, Outlook and Thunderbird connectors, mobile sync, and the Exchange migration tool http://software.freecode.com/projects/blue-mind/releases/360905

SeedDMS 4.3.3 01 Feb 2014 23:33 Release Notes: This release adds various bugfixes, minor new functions, and a major translation update. http://freecode.com/projects/seeddms/releases/361149

 

Samenwerken aan bibliografie

V. Is het mogelijk om samen aan een bibliografie te werken?
A. Ja, dat kan zeker. Er bestaan een aantal tools (mijn lijst staat op http://www.hlrnet.com/bib.htm). Ik wil in eerste instantie deze tools naar voor schuiven die hier recent aan bod zijn gekomen. Ik heb deze geselecteerd omdat ze gratis zijn (behalve Refworks), degelijk, en geen installatierechten (admin rechten) vereisen.

Verder zijn er bv. BibMe (maar dat delen is read-only) en EasyBib (maar betalend, tenzij voor MLA). Naast een aantal tools die moeten geïnstalleerd worden.

Samenwerken aan bibliografie: Zotero

Zotero is een gratis tool voor het beheren van bibliografische bronnen. Het is beschikbaar als applicatie, maar ook als website en als Firefox extensie. In die twee laatste gevallen zijn er geen installatierechten vereist.

Na installatie kan je een account maken – maar daarvoor hoef je niets te installeren. Je kan een bron aanmaken in de website en die in je library bewaren.

zotero
Eerste stap: Zotero registreren na de download

zotero8
Nadien kan je als gebruiker een item aanmaken in Zotero

zotero4

Zotero vindt een bibliografie en toont een geel icoon aan de gebruiker om de gebruiker de bronnen te laten kiezen.

zotero5
De gebruiker kiest welke items worden opgenomen in de bibliografie

zotero3

zotero6
Exporteren vanuit Zotero

zotero7
Exporteren vanuit Zotero: de bibliografische stijl definiëren

zotero4

Een beetje verwarrend is echter wel het feit dat je opgeslagen bronnen moet synchroniseren vooraleer ze zichtbaar zijn.

zotero-sync1 zotero-sync2En nadien kunnen de mensen die je toegewezen hebt, of de leden van je groep, je bronnen(lijsten) raadplegen en bewerken.

En hoe krijg je nu zo’n referentie in Word?

  • Installeer de Firefox add-on voor Word
  • In Word verschijnt er bij ADD-INS een Zotero menu. Daarmee kan je zoeken binnen de Zotero bibliografie (als Firefox openstaat en de gebruiker is ingelogs) en de bronvermelding invoegen in de tekst
  • Nadien moet je nog de bronnenlijst zelf invoegen vanuit Zotero.

Samenwerken aan bibliografie: Refworks

Refworks is een betalende tool met website voor het beheer van bibliografische bronnen.

Je kan een bron online aanmaken, maar je kan een lijst ook importeren. Bijvoorbeeld van in Pubmed.

refworks1
Exporteren vanuit Pubmed.gov

refworks2
Het exportbestand opslaan

refworks4
Het resulterende bestand importeren in Refworks.

Het resultaat is een bibliografische databank waarin je mappen kan maken. Zo’n map kan je delen met een collega.

refworks3
Mappen in Refworks

 

Samenwerken aan bibliografie: Word

Word heeft vanaf versie 2007 een prima referentiemanager aan boord. Je kan die gebruiken om samen te werken aan een bibliografie. Dat kan zo:

  • Sla dat document op op een plaats waar je beiden aan kan – bv. een Skydrive gedeelde map.
  • Neem alle bronnen op in dat ene document.

Openbron samenwerkingsplatformen

De laatste updates van openbron samenwerkingsplatformen:

-ASPX-

DotNetWikiBot Framework 3.10 15 Jan 2014 23:28 Release Notes: Page renaming, protection, and deletion have been fixed. Parsing and modification of templates has been fixed. The cache system has been advanced. http://freecode.com/projects/dotnetwikibot/releases/360707

-PHP-

BlueMind 3.0 beta 1 17 Jan 2014 22:54 Release Notes: This is the 3.0 beta release. It brings the 3.0 features for testing: IM, full text search in Webmail, tags (Calendar and contacts), IMAP proxy, CalDAV support, AD/Kerberos SSO, Outlook connector auto-updates, and many other things http://freecode.com/projects/blue-mind/releases/360771

GroupOffice groupware and CRM 5.0.32 15 Jan 2014 23:35 Release Notes: ThinkFree office can be integrated now for working in the cloud, and the mobile app is supported. Apart from that, some bugs were fixed. Upgrading is recommended for everyone. http://freecode.com/projects/group-office/releases/360716

-ANDERE-

 

Website maken voor mijn vereniging

V. Ik wil een website maken voor mijn  vereniging. Welke is de beste optie?

A. Dat hangt er van af wat je nodig hebt.

  • Drupal is heel goed als je eigen types van content wil hebben.
  • Joomla is misschien minder krachtig, maar een beetje makkelijker. Plsupunbt is dat hij zichzelf kan updaten vanaf versie 3.
  • WordPress is eenvoudigst. Grootste voordelen: inline update (altijd al!), inline installeren en updaten  van thema’s en plugins. Maar zeker ook dat een bijdrage tot verschillende categorieën tegelijk kan behoren.

In elk geval: er zijn veel meer content management systemen. Je vind info vanaf http://www.hlrnet.com/intcms.htm. En vergeet zeker niet uitgebreid te testen op http://www.opensourcecms.com.

 

Openbron samenwerkingsplatformen

De laatste updates van openbron samenwerkingsplatformen:

PHP

BlueMind
Edge 2013-12-25
26 Dec 2013 00:50
Release Notes: This release is an edge preview of the upcoming 3.0 version. CalDAV sync has been added and tested with Apple laptops (OS X). It features instant messaging, tags (categories) for contacts and calendars, full text search in the webmail with elastic search, Windows AD/Kerberos SSO, automatic updates of the Outlook connector, CalDAV support, and many other enhancements
http://freecode.com/projects/blue-mind/releases/360193

GroupOffice groupware and CRM
5.0.27
12 Dec 2013 13:13
Release Notes: Some iOS 7 compatibility fixes were made and some small bugs were fixed. Upgrading is recommended for everyone.
http://freecode.com/projects/group-office/releases/359900
5.0.29
17 Dec 2013 03:01
Release Notes: A security issue was fixed. Upgrading is strongly advised.
http://freecode.com/projects/group-office/releases/359980

TUTOS (The Ultimate Team Organization Software)
1.10.20131227
28 Dec 2013 03:02
Release Notes: This is a major release. As usual, the main focus was on fixing bugs. This release also adds updated bundled jquery and jqplot libraries, new user and history searches, testruns on tasks, updated burndown graphs and counter graphs, more information in appointment overviews, improved searches and overviews, improved customization, and authentication via Google ID (see the google_api subdir).(
http://authenticamd.freecode.com/projects/tutos/releases/360230

ANDERE

Event and Task Manager
2.3.17
17 Dec 2013 03:13
Release Notes: This release hopefully fixes the tab focus and readline issues under Windows and the Ctrl-W close without saving issue. Several Unicode issues in the command line version have also been fixed. For repeating items with @- (exclude) entries, a check is now made to ensure that excluded datetimes match the ones actually generated by the @r entry to catch @- entry errors. New in both the GUI details view and in the shell loop is a shortcut to schedule (change) the datetime of the item/instance
http://freecode.com/projects/etm/releases/359991

HiveMind Project Manager
1.0.0
28 Nov 2013 13:30
Release Notes: This release is based on Moqui Framework 1.3.2 and Mantle Business Artifacts 0.5.0. This initial version includes administration, project and milestone management, task management, flexible task searching and all-in-one task summary, request management and tasking, time and expenses, invoices and payments for vendor/worker and client, invoice PDFs, GL posting for invoices and payments, balance sheet, income statement, a wiki with attachments for requirements and designs linked to tasks and requests, single search across projects, tasks, requests, and wiki, and simple email notifications
http://freecode.com/projects/hivemind-project-manager/releases/359569

XWiki
5.2.2
06 Dec 2013 18:35
Release Notes: This is a bugfix release.
http://freecode.com/projects/xwiki/releases/359762

Gedeelde map verplaatsen in Skydrive

V. Ik heb een map met documenten gedeeld op Skydrive. Echter, ik zou die map willen verplaatsen naar een andere map. Gaat het adres van de gedeelde map nog werken?
A. Ja hoor, je mag die map gerust verplaatsen. Het adres van die map blijft dezelfde.

ip-location