Archieven

tabellen

Optellen over werkbladen heen

Een Exceltip: als je een aantal werkbladen hebt met dezelfde structuur (waar hetzelfde gegeven op die verschillende bladen in dezelfde cel hebt staan), kan je transversaal rekenen – je kan een som of gemiddelde berekenen. Bijvoorbeeld: als ik drie opeenvolgende bladen heb met op A1 een waarde dei me interesseert, kan ik die optellen met =SOM(Blad1:Blad3!A1)

Meer weten? Lees bv.

How to Sum Across Worksheets in Microsoft Excel
Sum Across Multiple Sheets in Microsoft Excel
Totaling Across Worksheets

Jokertekens om te zoeken of te filteren in Excel

Een Excel tip: je kan jokertekens gebruiken om gegevens (strings of, om het niet technisch te zeggen, woorden) te zoeken. Daarbij staat * voor “gelijk wat” en ? voor “één letter (gelijke welke letter)”. Bijvoorbeeld:

Filteren met a?a en a* geeft respectievelijk:

Je kan daarmee ook zoeken

Verder moet je nog weten dat je met ~* naar een ster kan zoeken, en met ~? naar een vraagteken.

Meer weten? Lees dan

The 3 Best Wildcards in Excel:  Asteriks (*), Question Mark (?), and Tilde (~)
Find or replace text and numbers on a worksheet
Guide to Using Wildcards in Excel Worksheet Functions

 

Gelijke cellen laten oplichten

V. Kan Excel gelijke cellen in twee verschillende kolommen laten oplichten? Ik bedoel: als de waarde in de tweede kolom gelijk is aan de waarde in de eerste kolom?

A. Ja, dat kan met voorwaardelijke opmaak, maar er is een trucje.

  • Selecteer de eerste cel van de tweede kolom (de eerste cel die moet oplichten)
  • Start tab, Voorwaardelijke opmaak, Nieuwe regel
  • Cellen opmaken met, Celwaarde gelijk aan
  • Tik =A2 (de truc is: géén “”, géén dollartekens)
      
  • Stel de opmaak in
  • Kopieer de opmaak naar beneden

 

Van tabs naar tabel

V. Ik heb in mijn tekst behoorlijk wat stukken opgemaakt met tabs om stukken tekst naast elkaar te krijgen. Maar naar verluidt zijn tabellen efficiënter. Kan ik dat omzetten?
A. Ja. Tabellen zijn interessanter om tekst tegenover elkaar uit te lijnen. Van zodra je méér dan één tab (dus twee of meer tabs na elkaar) gebruikt, ben je verkeerd bezig. Zo kan je omzetten:

  • Selecteer de om te zetten tekst
  • Ctrl+H (zoeken en vervangen), ^t^t (twee tabs) vervangen door ^t (één tab) – alles vervangen
    2tabs-1tab
  • Doe het opnieuw tot er geen ^t^t meer gevonden wordt
  • Dan, nog steeds met die tekst geselecteerd: Invoegen, Tabel, Tekst naar tabel converteren.

    Kies voor Tabs als lijstscheidingsteken.

Koptekst en voettekst in Word Online

V. Kan ik in Word Online ook met koptekst en voettekst werken?

A. Via Beeld, Kop- en voettekst (View, Header & Footer) bereik je de zones voor kop- en voettekst.

Die koptekst bevat een tabel.

Rechts bij Opties kan je instellen of er verschillende kopteksten zijn in het document.

Vergeet niet te kijken naar de tab Invoegen, waarmee je bv. een paginanummer kan invoegern.

Word: tabs in tabel

V. Hoe kan ik tekst laten inspringen in een tabel? Tab verspringt naar de volgende cel. En als ik dan toch bezig kan: kan ik geen tab zetten in een cel in Word?

A1. Inspringen: gebruik de knop “Inspringing vergroten” bij Start, Alinea.

A2. Een tab in een tabel.

  • Maak niet afdrukbare tekens zichtbaar (kan ook met Ctrl+8)
  • Zet ergens een tab. Selecteer die (zónder de enter die erop volgt) en kopieer.
  • Je kan die plakken waar je wil.

 

 

 

 

Van etiketten naar tabel

V. Ik heb hier een document ‘geërfd’ om etiketten af te drukken. Kan ik dat terug in Excel krijgen zonder alles over te tikken?

A. Dat Word document bevat de etiketten in de vorm van een tabel. Je kan dat relatief eenvoudig omzetten in een Excel werkblad.

  1. Kies een teken dat nergens in de adressen voorkomt. Bijvoorbeeld puntkomma of ster.
  2. Ctrl+H (zoeken en vervangen), ^p (enter), het teken dat je koos in 1
  3. Selecteer de hele tabel met het knopje linksboven. Ga naar Indeling, Converteren naar tekst. Kies voor alineamarkeringen
     
  4.  Nu omgekeerd: terug naar een tabel. Je kan dit doen in Word: tekst selecteren, Invoegen, tabel, Tekst naar tabel converteren. Kies als lijstscheidingsteken het symbool van 1. Of in Excel: plakken, selecteren, Gegevens, Tekst naar kolommen. Zeg dat je tekst Gescheiden is, en geef het teken op van in de eerste stap.

Reeks van gelijke op opeenvolgende getallen in Excel

Excel kan voor jou een reeks maken vertrekkende van één of twee getallen die je opgeeft.

  • Plaats het eerste getal (of de eerste twee getallen) in een cel (of cellen), selecteer en trek naar beneden
  • Excel zal die éne cel kopiëren, of de reeks uitbreiden door verder te rekenen vertrekkende van die twee eerst opgegeven getallen.
  • Niet het gewenste effect? Druk op de knop die verschijnt vlak na het kopiëren en kies voor Cellen kopiëren / Copy cells om kopijen te verkrijgen, of Reeks doorvoeren / Fill series
    xl-contextcopynl xl-contextcopy
  • Je kan op die manier ook opmaak kopiëren (Alleen opmaak doorvoeren / Fill formatting only) of een kolom aanvullen (Flash-opvulling / Flash fill)

Hele kolom aanvullen

Als je wil, kan Excel voor jou een reeks van getallen aanvullen.
flashfill1

Ga in de reeks staan die moet worden aangevuld, en druk op Gegevens, Flash fill

flashfill2

Je kan hetzelfde effect bereiken met de sneltoets Ctrl+E

Tijd of datum in Excel

V. Ik heb een cel met daarin een tijd en datum. Is het mogelijk om alleen de tijd of alleen de datum te gebruiken of te tonen.

A. Om alleen de tijd of alleen de datum te tonen kan de celeigenschappen instellen. “Tijd” en “korte datumnotatie” / “lange datumnotatie” gaan alleen dat deel van de informatie tonen.

xl-tijdofdatum

Om alleen de datum te behouden gebruik je de functie INTEGER, duie laat vallen wat na de komma staat (de uren)
=INT(datum)
=INTEGER(datul)

Om alleen de tijd te behouden gebruik je de functie REST
=MOD(datum;1)
=REST(datum;1)

Zie ook: Datum en tijd uit een cel abstraheren met Excel – http://www.bevio.nl/2013/03/datum-en-tijd-uit-een-cel-abstraheren/

Tabelmodellen in Word

V. Als ik in Word een tabel invoeg, krijg ik keuze uit een aantal modellen. Kan ik daar tabellen aan toevoegen?

tabeltemplate1

A. Ja hoor. Maak een tabel die je als model wil opslaan. Selecteer ze, en druk op alt+f3 (autotekst fragment maken). Geef een naam, en sla op in reeks Tabellen.

tabeltemplate2

Zie ook: Word 2013: Save Table Templates for Quicker Access – http://www.tech-recipes.com/rx/43847/word-2013-save-table-templates-for-quicker-access/

Speciaal plakken in Excel

V. Is het mogelijk om iets anders te doen dan Ctrtl+V om te plakken in Excel? Dikwijls komt er opmaak mee die ik niet wil, en soms wil ik alleen de opmaak (en niet de inhoud) plakken.

A. Ja.

  • Je kan de opmaak kopiëren/plakken met de borstel. Ga op de cel staan met de bedoelde opmaak. Klik op de borstel. Klik nu op de cel die die opmaak moet overnemen. Klaar!
  • Maar je kan nog véél meer doen met speciaal plakken
    xl-speciaalplakken
    Van links naar rechts en van onder naar boven kan je plakken:

    • (1) alles (‘gewoon’ plakken)
    • alleen de formules
    • alleen de opmaak van formules en getallen
    • de opmaak van de bron behouden
    • (2) zonder randen
    • met behoud van de breedte van de bronkolom
    • transponeren (rijen en kolommen wisselen)
    • (3) alleen de waarden
    • opmaak van waarden en getallen
    • opmaak van waarden en bronnen
    • (4) alleen de opmaak
    • koppeling plakken
    • afbeelding plakken
    • gekoppelde afbeelding

Voor meer details verwijzen we graag naar: Opmaak kopiëren/plakken gebruiken  – https://support.office.com/nl-nl/article/Opmaak-kopiëren-plakken-gebruiken-4bb415a9-d4e4-42b7-b579-170adc594e40

Spreadsheet hergebruiken

V. Is het mogelijk om een spreadsheet die ik gemaakt heb, te hergebruiken voor een volgend project? Met lege gegevens wel te verstaan. Tot nu toe heb ik een bestand alleen-lezen gemaakt en dat steeds gekopieerd, maar die kopij is natuurlijk ook alleen-lezen.

A. Het kan veel eenvoudiger: sla de spreadsheet waarvan je wil vertrekken, op als sjabloon (template).

xl-templatemaken

Dubbelklikken op die template zal een nieuwe, lege spreadsheet maken op basis van die template (d.w.z. met een kopij van die template)

En als je die template / dat sjabloon opslaat in de map van de sjablonen, kan van in Excel met een Bestand, Nieuw, zo’n kopij maken.

Als je meer informatie nodig hebt:

Hoogste waarde laten oplichten

V. Hoe kan ik de hoogste waarde van en Excel bereik laten oplichten?

A. Dat is ingebouwd.

  • Selecteer de cellen in kwestie
  • Voorwaardelijke opmaak, regels voor bovenste/onderste
    xl-top10-1
  • Zeg dat je één enkele waarde wil, en stel de opmaak in.
    xl-top10-2

Lijstscheidingsteken aanpassen in Windows 10

Het lijstscheidingsteken is het teklen waarvan Windwos verwacht dat het waarden scheidt die in andere cellen thuishoren.

Bijvoordeeld een namenlijst:

csv

Bij het openen van dit bestand in Excel gaat Excel de cellen herkennen – tenminste als het juiste lijstscheidingsteken is gebruikt. Als dat niet het geval is, kan je aan Excel in de tab DATA vragen om tekst om te zetten in kolommen, en dan het lijstscheidingsteken kiezen. Je krijgt daarbij een preview van het resultaat:

csv-tekstnaarkolommen

Welk lijstscheidingsteken gebruikt wordt, hangt af van het systeem – van de instellingen in Windows. Dat kan met name een probleem zijn als je een CSV bestand krijgt uit Angelsaksisch gebied, waar het lijstscheidingsteken een puntkomma (;) is, terwijl het bij ons een komma (,) is. Maar je kan dat instellen in het ‘klassieke’ control panel, dat je kan opstarten via Win+R (=uitvoeren), control (+enter).
csv-settings1

Daar vind je die instelling onder “De notatie voor datum, tijd of getallen wijzigen”, dan “Meer instellingen”  – en daar het vierdelaatste element.

csv-settings2

Van adresetiketten naar adreslijst

V. Een hele tijd geleden heb ik adresetiketten gemaakt van een adreslijst. Die adreslijst ben ik kwijt – maar kan ik nu nog de adreslijst terugvinden?
A. Ja, er zijn een pak mogelijkheden. eerst en vooral moet je zoeken – tik enkele namen in het zoekvak van Windows in – mogelijk staat het adresbestand op een onverwachte plaats. Niet? dan kan je dat adresbestand herstellen.

  • Open het Word bestand met de etiketten. In de tabel gaan staan
    Layout, Data, Convert to Text
    Separate with: *
    Dat zal een * plaatsen tussen de teksten in de verschillende cellen
    wd2013-tabletotext wd2013-tabletotext2
  • Ctrl+H (vervangen)
    vervang ^b (sectie-eindes) door niets (leeglaten)
    wd2013-tabletotext4-removesectionbreaks
    vervang ^p^p door ^p (twee enters door één enter)
    vervang ^p door ;
    vervang * door ^p (een enter na elk stuk dat een cel was
    Dan staat er ; tussen de velden, en een enter na elk record (elk adresgegegeven)
  • Op de eerste regel tik je
    naam; straat; gemeente
  • Herlees manueel of je gegevens er goed gestructureerd uitzien. Op elke regel moet je
    naam; straat; gemeente
    zien staan.
  • Selecteer alles en plak in Excel – Plakken special, onopgemaakte tekst
  • Selecteer in Excel, Gegevens, Tekst naar kolommen – en geef ; als lijstscheidingsteken.
    wd2013-tabletotext3 wd2013-tabletotext4

 

Tekst verticaal zetten in Google drive

V. Kan ik tekst verticaal zetten in de spreadsheet van Google Drive?

A. Neen, dat gaat niet. Zie: https://productforums.google.com/forum/#!topic/docs/Dolco0PAXcM

Het is een handige manier om vele kolommen naast elkaar te zetten, en de tekst zichtbaar te houden.

xl-rotate0

In Excel is het heel eenvoudig: er is een opdracht voor in het lint.

xl-rotate1

En er is een dialoogvenster voor Celuitlijning.

xl-rotate2

Er is in Google een truucje (de letterreeks uit elkaar halen letter per letter) – zie How to make vertical column headers in Google docs – http://www.quikstarts.com/Internet/Google-Docs/how-to-make-vertical-column-headers-in-google-docs/

Witruimte na tabel

V. Ik zou graag witruimte willen na mijn tabellen in Word. Kan dat? Maar zonder extra, manuele enter?

tebllijn-afstandvoorenna0

A. Het was vroeger makkelijker, maar het kan nog wel degelijk. Niet bij de instellingen van de tabel, maar met een opmaakprofiel.

  • een opmaakprofiel dat je gebruikt voor de laatste regel van elke tabel, met “ruimte na”
  • of een opmaakprofiel voor alle regels in ene tabel, met “ruimte na” én “geen ruimte tussen paragrafen met hetzelfde opmaakprofiel”

tebllijn-afstandvoorenna

Zie o.m. de discussies op

http://word.tips.net/T003454_Space_after_a_Table.html

http://answers.microsoft.com/en-us/office/forum/office_2010-word/is-there-a-way-to-add-spacing-after-a-table-in/bcd8a804-074f-e011-8dfc-68b599b31bf5?auth=1

 

Rekenblad sorteert niet zoals verwacht

V. Examentijd, dus puntenlijsten. Maar ik zie dat de spreadsheets in Google Drive niet sorteren zoals ik verwacht. Wat kan ik doen?

A. Ja, het kan behoorlijk tricky zijn in Google Drive.

  • Om te beginnen moet je de te sorteren gegevens selecteren. Maar dan nog. Als je ‘gewoon’ sorteert via Gegevens, Blad sorteren
    googledrivesort1
    kan je niet opgeven dat je kolomkoppen of veldnamen hebt, en dan krijg je iets als:
    googledrivesort1b
  • Je moet kiezen voor Gegevens, bereik sorteren,
    googledrivesort2
    en aangeven dat de eerste rij berichtkoppen bevat.
    googledrivesort3
  • Overigens: in Excel is het een stuk eenvoudiger: kies voor aangepast sorteren, zeg dat de gegevens data headers hebben,
    googledrivesort4
    en duid aan in welke volgorde je ze gesorteerd wil hebben.googledrivesort5
    Excel zal je sorteervoorkeuren mee opslaan.

 

Twee reeksen metingen samenvoegen

V. Ik heb twee reeksen metingen – telkens met een uur en een gemeten waarde. Hoe kan ik daarvan één grafiek maken?

meting-a meting-b

A. Plak de metingen op ene nieuw blad – de tijden onder elkaar, meting A in een tweede kolom, en meting B in een derde kolom (tenzij je weet dat de metingen mogen samengevoegd worden).

meting-ab

Sorteer op moment, en werk van daar verder.

Excel zeurt over externe links

V. Ik heb hier enkele Excel files die, als ik ze open, een waarschuwing geven over externe files. Wat is dat?

A. Blijkbaar heb je in die bewuste spreadsheets verwezen naar andere spreadsheets. Excel wil je dat laten weten, en vragen of je die externe links wil updatens (=de laatste gegevens van die externe bestanden inlezen).

xlzietexternelinks1

In die spreadsheet met externe links kan je zoeken (Ctrl+F) naar rechte haken [

 

xlzietexternelinks2

om ze te vinden:

xlzietexternelinks3

Dubbels verwijderen in Excel

Het verwijderen van dubbels in Excel is heel handig.

xl-duplicata

Even opletten: het is niet hoofdlettergevoelig. Dat betekent dat

Jan
jan
jAn
jaN

als dubbels worden gezien.

Hoogte van een rij in een tabel

V. Hoe kan ik de hoogte van een rij (of een aantal rijen) in ene tabel in Word instellen?

A.

  • Startpunt: je maakt een tabel met het aantal rijen dat je nodig hebt.
    wd-rijhoogte1
  • Selecteer de rij(en) die je wil aanpassen. Rechtsklik en kies TABELEIGENSCHAPPEN.
    wd-rijhoogte2
  • Bij RIJEN kan je nu de hoogte instellen – als je die hoogte zelf wil definiëren. Dat kan voor alle rijen tegelijk, of voor de rij(en) die op dat moment geselecteerd is (zijn).
    wd-rijhoogte3
  • Maar er is meer: je kan ook klikken op CEL, dan OPTIES.
    wd-rijhoogte4
    Daar kan je celmarges instellen – die uiteraard ook een invloed zullen hebben op de hoogte van de rijen.
    wd-rijhoogte5

Lange tekst zichtbaar maken in Excel cel

V. Ik heb wat langere tekst in een cel staan in Excel en als ik afdruk staat die tekst er niet helemaal op. Ik kan natuurlijk de kolom verbreden, maar dat is dan te breed. Wat kan ik doen?

A. Stel Tekstterugloop in.

  • Als je vertrekt van:
    xl-textwrap1
  • Selecteer de hele kolom (of rij – afhankelijk van wat je wil) en klik op de opdracht TEKSTTERUGLOOP.
    xl-textwrap2
  • En je krijgt:
    xl-textwrap3

Vermijden dat tab een nieuwe rij maakt in Word tabel

V. Tab op de laatste rij maakt een rij bij in een Word tabel. Kan ik dat uitschakelen?

A. Niet zo maar, maar er is wel een mogelijkheid: je kan met de VBA code op http://www.vbaexpress.com/kb/getarticle.php?kb_id=474 die gebeurtenis opvangen en het maken van een nieuwe rij vermijden.

Excel: rijen en kolom die herhaald worden bij afdrukken

V. Hoe kan ik een rij (of twee of drie) herhalen bij het afdrukken van een Excel tabel?

A. Ga naar Page layout, Print titles.

image059

In het volgende scherm kan je aanduiden welke kolom(men) of rij(en) moeten herhaald worden – maar bv. ook of je celranden wil afdrukken.

image061

 

Getallen onder elkaar in een tabel

V. Hoe krijg ik getallen mooi onder elkaar in een tabel? Ik heb kommagetallen, grote getallen en negatieve getallen.

A.

  • Maak de tabel en plaats de gegevens erin. Opgelet: het gaat alleen als de getallen links uitgelijnd zijn.
    wdtabeldectab1
  • Zorg dat de ruler (het linieaal) zichtbaar is.
  • Selecteer de getallen, en klik op de knop links van de ruler voor de keuze van het tabtype. Kies een decimaal tab.
    wdtabeldectab2
  • Klik ergens in de ruler in de ruimte van die getal met kolommen. Schuif om bvij te sletten indien gewenst.
    wdtabeldectab3

Links en rechts op één regel

V. Hoe kan ik tekst links en rechts krijgen op één regel – dus geen enter tussen? Maar dan zo dat de tekst ook mooi recht onder elkaar staat?

A. Gebruik en tabel (en niet spatie spatie spatie of tab tab tab).

  • Maak een tabel met genoeg rijeen en kolommen en plaats je tekst erin
    wdtableLR1
    Nu kan je al links en rechts uitlijnen. Ctrl+L en Ctrl+R zijn je vrienden.
  • Is je tekst rechts te lang, en de vertikale uitlijning onaangenaam? Selecteer cellen op de eerste rij en voeg ze samen (merge) na rechtsklikken.
    wdtableLR3
  • Is dit wat je wil?
    wdtableLR2
    Doe nu de randen weg.

Tekst plakken in tabel

V. Ik krijg hier een document met een kader. Ik wil daar tekst in plakken, mar de kader gaat weg en ik krijg twee kaders.. Wat kan ik doen?

A. Om dat uit te leggen, zet niet afdrukbare tekens eens aan (ctrl+8)? De kader die je ziet is resultaat van paragraafopmaak (rand onder / boven / links / rechts).

 

plakinkader1

 

Als je daar tekst in plakt die geen rand heeft, splitst de tabel in twee. Dat is logisch.

plakinkader2

Oplossing? plakken speciaal, opmaak coombineren (merge formatting). Daarbij wordt de opmaak van jouw tekst bewaard, mar ook de randen van de doeltekst.

wd-mergeformatting

 

 

Vaste rijen en kolommen bij afdrukken

 

V. Hoe kan ik bij het afdrukken in Excel ervoor zorgen dat de kolomkoppen bovenaan blijven staan, dus desnoods op de volgende pagina worden toegevoegd?
A. Maka je tabel zo op dat de dingen die moeten hernomen worden bovenaan staan en/of links. Dan Pagina-indeling, Titels afdrukken.

xl-printheaders1

Daarin kan je instellen (door ze te selecteren) welke rijen en/of kolommen herhaald worden.

xl-printheaders2

Tabel samenhouden

V. Hoe kan ik een tabel samnhouden, zodat ze samen naar de volgende pagina verschuift – of niet. Maar zonder pagina-einde.

A. Selecteer alle rijen behalve de laatste.

wdtabelsamenhouden1

In paragraafopmaak, kies voor “Bij volgende houden”

wdtabelsamenhouden2

Excel: tabelopmaak verwijderen

V. Ik heb een tabel opgemaakt met Opmaken als tabel – maar kan ik dat nog ongedaan maken?

A. Hm – niet direct. Je kan kopiëren en plakken zonder opmaak.

Word: tekst wordt vet

V. Ik heb hier een behekste tabel: de tekst die ik eronder tik, wordt steeds vet, ook als het opmaakprofiel dat ik op tekst toepas, niet vet is.

A. Die tabel is waarschijnlijk opgemaakt met alternerende vet-niet vette tekst in de rijen.Selecteer de tabel en kies voor Ontwerpen, Stijlen, Wissen.

Sneltoets rij verwijderen in Word

V. Je hebt nu wel getoond en gezged hoe je een rij kan toevoegen aan een Word tabel met ALT. Maar is er ook een sneltoets om een rij te verwijderen?

A. Neen, eigenlijk niet. De vraag komt regelmatig terug, maar wat het kortst in de buurt komt is zelf een macro maken die je aan een sneltoets toekent (bv. http://help.wugnet.com/office/Word-2003-Delete-row-keyboard-shortcut-ftopict1162951.html). Alternatieven die het kortst in de buurt komen:

  • De rij selecteren door te klikken op de linkermarge, rechtsklikken, Cellen verwijderen, Hele rij verwijderen.
    Maar dat doe je met de muis, en is dus geen sneltoets.
  • De rij selecteren door te klikken op de linkermarge, Shift+Backspace, Hele rij verwijderen.
    Maar dat selecteren moet met de muis gebeuren, en het is dus ook geen sneltoets.
  • De rij selecteren, ALT+JR (Tabellen Indeling), D (verwijderen), R (rij).

Rijhoogte in Word

Als je een tabel hebt gemaakt in Word maar de tekst gedraagt zich niet zoals je wil, selecteer dan eens de hele rij. Na rechtsklikken kan je de eigenschappen opvragen, en één van die eigenschappen is de rijhoogte:

Je kan ook de tekstrichting instellen:

ip-location