Archieven

Office

Examen genereren uit vragenlijst

V. Hoe zou ik een examen kunnen laten genereren uit een (Access) databank? Bv. drie vragen van een bepaalde categorie, twee van een andere enz. Ik denk dat het met Access best zou gaan.

A. Neen, Access is niet echt geschikt. Met Access kan je een lijst maken, maar niet een willekeurige selectie genereren. Ik zou dit doen, met Word en Excel:

  • Maak een lijst van alle vraagcategorieën die je nodig hebt / wil gebruiken. Noteer die, en maak een code voor elk.
  • Stel je examenvragen op. Selecteer elk van de vragen, en druk Alt+F3 om een tekstfragment te maken. Begin de naam van elk van die fragmenten met de passende code van de vorige stap.
  • Lijst alle tekstfragmenten op – daarvoor kan je gebruikmaken van de code voorgetseld in Stackoverflow. Ik zou die code zo aanpassen en plakken in een nieuw te maken module (via Alt+F11):
    Sub ListBuildingBlocks()
    Dim oTemplate As Template
    Dim oBuildingBlock As BuildingBlock
    Dim i As Integer
    For Each oTemplate In Application.Templates
      For i = 1 To oTemplate.BuildingBlockEntries.Count
      Set oBuildingBlock = oTemplate.BuildingBlockEntries.item(i)
      Debug.Print oBuildingBlock.Name>
      Next
    Next
    End Sub

    en die code uitvoeren in het immediate window. Het resultaat is de lijst van alle beschikbare tekstfragmenten.

  • In Excel twee kolommen maken: een eerste met de namen van de tekstfragmenten, en een tweede met een willekeurig getal (=RAND()).
  • Filter op de tekstfragmenten – met behulp van de code waarmee elke fragmentnaam start.
  • Sorteer op het willekeurig getal en neem er zoveel je nodig hebt – bv. vier voor die ene categorie waar je nu mee bezig bent.
  • Selecteer de namen van de fragmenten, en plak in Word.
  • Druk op F3 na elk van de namen van de fragmenten
  • En je hebt je examen. Je hebt kunnen gebruikmaken van alle opmaakmogelijkheden van Word (met name enters en inspringen maar ook afbeeldingen en lijsten of tabellen, wat niet zo maar kan in Excel of Access) en Excel heeft voor de selectie gezorgd.

Tweede draaitabel toevoegen op zelfde tabblad

V. Kan ik een tweede draaitabel toevoegen op eenzelfde tabblad?

A. Ja.

  • Maak de eerste draaitabel op een nieuw tabblad.
  • Maak de tweede draaitabel. Kies voor Bestaand werkblad, en kies in een volgende stap voor het tabblad waar je het eerste draaitabel hebt geplaatst.
  • Kies een cel twee rijen onder de eerste draaitabel, en bevestig.

Draaitabel verwijderen

V. Kan ik een draaitabel verwijderen uit een werkboek? Ik zie dat nergens staan…

A. Dit is de standaardmanier:

Delete a PivotTable – https://support.office.com/en-us/article/Delete-a-PivotTable-1de9b894-9178-43b3-b436-92e3ddb9175b
Maar helaas werkt dat zo niet. Dit is wat je kan doen:

  • de gehele draaitabel selecteren en op DEL drukken – maar daarmee zal ze niet weg zijn
  • het tabblad deleten waar de draaitabel op staat – als er op dat tabblad niets anders staat
  • de rijen selecteren waar de draaitabel op staat, en die rijen verwijderen

Van tabs naar tabel

V. Ik heb in mijn tekst behoorlijk wat stukken opgemaakt met tabs om stukken tekst naast elkaar te krijgen. Maar naar verluidt zijn tabellen efficiënter. Kan ik dat omzetten?
A. Ja. Tabellen zijn interessanter om tekst tegenover elkaar uit te lijnen. Van zodra je méér dan één tab (dus twee of meer tabs na elkaar) gebruikt, ben je verkeerd bezig. Zo kan je omzetten:

  • Selecteer de om te zetten tekst
  • Ctrl+H (zoeken en vervangen), ^t^t (twee tabs) vervangen door ^t (één tab) – alles vervangen
    2tabs-1tab
  • Doe het opnieuw tot er geen ^t^t meer gevonden wordt
  • Dan, nog steeds met die tekst geselecteerd: Invoegen, Tabel, Tekst naar tabel converteren.

    Kies voor Tabs als lijstscheidingsteken.

Draaitabel per maand

V. Hoe kan ik een draaitabel maken per maand?
A. Begin met een blad met de gegevens, met daarin een kolom datum naast de andere kolommen (in dit voorbeeld: bedrag en rubriek). Bij het maken van de draaitabel krijg je dit te zien:

Je ziet dat Excel de datums (ik gebruik even dit woord, omdat data dubbelzinnig is) groepeert per Kwartaal.

Dat is niet wat je wil: je wil het per maand. Rechtsklik en kies Groeperen.

Dan kan je met Ctrl+klik (meervoudig selecteren) de kwartalen uitselecteren.

Dan krijg je dit:

Maar mogelijk is dat ook niet wat je wil. Als je in de voorgaande stap ook de jaren wegselecteert, krijg je dit:

TEXT functie in Excel

V. Met de TEXT functie in Excel kan ik een datum omzetten in een weekdag of een maand. Maar als ik TEXT intik, wordt dat TEKST en krijg ik een foutmelding. Wat kan ik doen?

A.Wat je ziet, is het gevolg van autocorrectie. De eenvoudigste oplossing is om te dubbelklikken op het TEXT element in de uitvouwlijst die verschijnt tijdens het typen.

Alternatieven:

  • met F2 de functie bewerken en TEKST terug wijzigen in TEXT
  • of Excel in het Nederlands zetten via File, Options, Language – DutchSet as default

En: je kan de weekdag weergeven/berekenen met =TEXT(datum,”dddd”), de maand met =TEXT(datum,”mmmm”).

Google drive illustratie opnemen in Word

V. Ik heb een stroomdiagram gemaakt in Google Draw (Google Drive). Hoe krijg ik dat nu in Word of Powerpoint?

A. Start met Ctrl+C, Ctrl+V (kopiëren en plakken).

Lukt dat niet, dan kan je van in Google Drive exporteren als een grafisch bestand (jpeg of png) dat je kan importeren in bv. Word of Powerpoint.

Foto’s animeren

V. Hoe kan ik foto’s animeren? Ik zou een soort tutorial willen maken.

A. Het hangt er van af welk soort eindprodukt je beoogt. Bijvoorbeeld: In Powerpoint kan je animeren of een set van foto’s opnemen als fotoalbum. In OneDrive kan je de foto’s in een map of album als diavoorstelling afspelen.

Wil je méér, en met name slechts één enkel bestand als resultaat? Dat kan!

Draaitabel in Google spreadsheet

V. Kan ik draaitabellen maken van Google spreadsheets? Ik heb er een aantal die uit formulieren komen (enquêtes) en een aantal andere.
A. Jazeker. Sinds 2011 kan je rechtstreeks draaitabellen maken in Google drive.

Gegevens, Draaitabel

 

Daarna kan je toevoegen: rijen en kolommen, en waarden

Nadien kan je bv. groeperen, en kan je instellen welke bewerking de samenvatting moet bevatten (som of iets anders).

Meer info nodig? Bekijk de handleiding op https://support.google.com/docs/answer/1272900?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=nl

Als Google Drive niet doet wat je wil (er staan bv. geen veldnamen bovenaan), kan je natuurlijk exporteren naar Excel en in Excel verderwerken.

 

 

 

Koptekst en voettekst in Word Online

V. Kan ik in Word Online ook met koptekst en voettekst werken?

A. Via Beeld, Kop- en voettekst (View, Header & Footer) bereik je de zones voor kop- en voettekst.

Die koptekst bevat een tabel.

Rechts bij Opties kan je instellen of er verschillende kopteksten zijn in het document.

Vergeet niet te kijken naar de tab Invoegen, waarmee je bv. een paginanummer kan invoegern.

Voetnoten apart nummeren per hoofdstuk

V. Is het mogelijk de voetnoten apart te nummeren per hoofdstuk? Mijn hoofdstukken staan nu in aparte documenten.
A. Organiseer de hoofdstukken in secties.

  • Voeg een sectie-einde in op het einde van elk (ingevoegd/geplakt) hoofdstuk: Pagina-indeling, Eindemarkering
  • Plooi het Voetnoten panel open.
  • Zeg onder Nummering dat de voetnoten apart moeten genummerd worden per sectie.

sœur

V. Hoe kan ik de œ maken van sœur? Of staat die op een Frans klavier?

A. De kans is heel groot dat je een Frans klavier hebt. Neen, die staat daar niet op. Doe ALT+0156 (Alt indrukken, 0156 drukken op numeriek klavier, alt loslaten).

Word: tabs in tabel

V. Hoe kan ik tekst laten inspringen in een tabel? Tab verspringt naar de volgende cel. En als ik dan toch bezig kan: kan ik geen tab zetten in een cel in Word?

A1. Inspringen: gebruik de knop “Inspringing vergroten” bij Start, Alinea.

A2. Een tab in een tabel.

  • Maak niet afdrukbare tekens zichtbaar (kan ook met Ctrl+8)
  • Zet ergens een tab. Selecteer die (zónder de enter die erop volgt) en kopieer.
  • Je kan die plakken waar je wil.

 

 

 

 

Temperatuuraanduiding in Outlook

V. In de agendaweergave van Outlook zie ik temperatuuraanduidingen, maar die staan in Fahrenheit waar ik niets aan heb. Kan het niet in Celsius?

A. Klik op die temperaturen en dan op “Zie meer online”. Of rechtstreeks naar http://www.foreca.com

Klik op het tandwiel, Instellingen, en kies Celsius.

Van etiketten naar tabel

V. Ik heb hier een document ‘geërfd’ om etiketten af te drukken. Kan ik dat terug in Excel krijgen zonder alles over te tikken?

A. Dat Word document bevat de etiketten in de vorm van een tabel. Je kan dat relatief eenvoudig omzetten in een Excel werkblad.

  1. Kies een teken dat nergens in de adressen voorkomt. Bijvoorbeeld puntkomma of ster.
  2. Ctrl+H (zoeken en vervangen), ^p (enter), het teken dat je koos in 1
  3. Selecteer de hele tabel met het knopje linksboven. Ga naar Indeling, Converteren naar tekst. Kies voor alineamarkeringen
     
  4.  Nu omgekeerd: terug naar een tabel. Je kan dit doen in Word: tekst selecteren, Invoegen, tabel, Tekst naar tabel converteren. Kies als lijstscheidingsteken het symbool van 1. Of in Excel: plakken, selecteren, Gegevens, Tekst naar kolommen. Zeg dat je tekst Gescheiden is, en geef het teken op van in de eerste stap.

Voorwaardelijke opmaak van een grafiek

V. Ik weet hoe ik voorwaardelijke opmaak van cellen kan doen in Excel. Maar kan ik dat ook doen met grafieken?

A. Ja, dat kan. Het mees voor de hand liggend zijn kolommen – en de oplossing is het maken van een gestapelde kolommen. Bijvoorbeeld door het uitlichten van minimum en maximum, of het laten aanduiden van waarden onder een bepaalde waarde en boven een andere bepaalde waarde.

 

Dat gaat zo: een kolom met de waarden die in de grafiek moeten worden opgenomen, een kolom (of enkele kolommen) met de waarde die moet worden uitgelicht, en een kolom met de restwaarde.

Bijvoorbeeld: minimum en maximum uitlichten.

  • een kolom met de waarden
  • een kolom voor het minimum
    =ALS(A2=MIN(A:A);MIN(A:A);0)
  • een kolom voor het maximum
    =ALS(A2=MAX(A:A);MAX(A2);0)
  • en een kolom met de restwaarde voor de grafiek – als er geen minimum of maximum is
    =A2-(B2+C2)
  • dat ziet er zo uit – en dan maak je een gestapelde kolomgrafiek

Bijvoorbeeld: het laten markeren van waarden onder een bepaalde waarde, en andere boven een bepaalde waarde.

  • een kolom met de waarden
  • een plaats waar de minimumgrens staat en een waar de maximumgrens staat
  • een kolom met de waarden onder de ondergrens
    =ALS(A2<$H$1;A2;0)
  • een kolom met de waarden boven de bovengrens
    =ALS(A2>$H$2;A2;0)
  • en een kolom met de restwaarde voor de grafiek – de waarden tussen de ondergrens en de bovengrens
    =A2-(B2+C2)

Interesse? Dit is het uitgewerkte voorbeeld, met randomgetallen voor de waarden.

Meer weten?

 

Trendlijn met volle lijn

V. Als ik een trendlijn toevoeg aan een grafiek in Excel krijg ik een stippellijn. Kan ik daar geen volle lijn van maken?

A. Jawel.

  • Voeg een trendlijn toe aan de grafiek vie +, Trendlijn. Kies voor “Meer opties”
  • Ga naar Type streepje en kies naar de lijn die je wil gebruiken

    Je
    kan zo overigens ook een pijl toevoegen, als je dat zou willen.

Google formulier (correct) delen

Naar aanleiding van een probleem, een korte uitleg over het delen van een Google formulier.

  • Die formulieren zijn een onderdeel van Google Drive
  • Je kan in zo’n formulieren vragen maken (een vraagtekst en type van antwoord) die je desgewenst in secties kan opdelen.
  • Om zo’n formulier te delen, klik je op Verzenden, Formulier verzenden. Je kan rechtstreeks de mail van daaruit versturen, of een link krijgen die je vanuit Outlook kan versturen
    googleformdelen1
  • Het gevaar zit hierin: je kan ook delen door …. > Bijdragers toevoegen. Echter: die personen kunnen de vragen zelf wijzigen (en zullen dat waarschijnlijk ook doen als ze niets in de gaten hebben). Daardoor gaat je niet alleen je formulier verloren, maar ook de pertinentie van de verzamelde gegevens.
    googleformdelen2

Notificaties voor nieuwe Pubmed resultaten

Als je aan een groot of belangrijk werk bezig bent (zoals de bachelorproef) wil je geen publicaties missen die intussen gepubliceerd worden.
Het is eenvoudig om Pubmed notificaties te laten sturen als er nieuwe resultaten zijn voor je zoekopdracht.

  • Ga naar Pubmed – http://www.pubmed.gov
  • Formuleer de zoekdracht(en) die best je thema beschrijft/ven
  • Klik op Create alert
    pubmedalerts
  • Log in (dat kan met een Google account, maar er zijn andere gratis opties)
    pubmedalerts2
    Je kan bv. instellen: hoe dikwijls de meldingen komen, in welk formaat ze worden verstuurd, en hoeveel referenties er in die meldingen staan.
  • Je kan nadien eenvoudig uitschrijven van die meldingen

Publicatiedatum van PDF bestand

V. Hoe vind ik de publicatiedatum van een PDF bestand?
A. Als de datum niet vermeld staat in het PDF bestand, kan je dit doen:

  • open de link naar het PDF bestand
  • rechtsklik op het bestand en kies Pagina-info bekijken
    pdf-publdate1
  • als de datum die daar vermeld staat niet de datum van nu is, is het de publicatiedatum – anders is het PDF bestand dynamisch gegenereerd en kan je zo de publicatiedatum niet achterhalen.
    pdf-publdate2

Templates in Onenote

Als je zoals ik veel gebruik maakt van OneNote, wil je misschien wel modellen gebruiken. Want OneNote kent templates.

on-template2 on-template1

  • Je kan templates gebruiken – dat wil zeggen: een notitie maken die gebaseerd is op een model dat je eerder als template hebt opgeslagen.
  • Of je kan een pagina die gemaakt hebt opslaan als template

Reeks van gelijke op opeenvolgende getallen in Excel

Excel kan voor jou een reeks maken vertrekkende van één of twee getallen die je opgeeft.

  • Plaats het eerste getal (of de eerste twee getallen) in een cel (of cellen), selecteer en trek naar beneden
  • Excel zal die éne cel kopiëren, of de reeks uitbreiden door verder te rekenen vertrekkende van die twee eerst opgegeven getallen.
  • Niet het gewenste effect? Druk op de knop die verschijnt vlak na het kopiëren en kies voor Cellen kopiëren / Copy cells om kopijen te verkrijgen, of Reeks doorvoeren / Fill series
    xl-contextcopynl xl-contextcopy
  • Je kan op die manier ook opmaak kopiëren (Alleen opmaak doorvoeren / Fill formatting only) of een kolom aanvullen (Flash-opvulling / Flash fill)

Hele kolom aanvullen

Als je wil, kan Excel voor jou een reeks van getallen aanvullen.
flashfill1

Ga in de reeks staan die moet worden aangevuld, en druk op Gegevens, Flash fill

flashfill2

Je kan hetzelfde effect bereiken met de sneltoets Ctrl+E

Tijd of datum in Excel

V. Ik heb een cel met daarin een tijd en datum. Is het mogelijk om alleen de tijd of alleen de datum te gebruiken of te tonen.

A. Om alleen de tijd of alleen de datum te tonen kan de celeigenschappen instellen. “Tijd” en “korte datumnotatie” / “lange datumnotatie” gaan alleen dat deel van de informatie tonen.

xl-tijdofdatum

Om alleen de datum te behouden gebruik je de functie INTEGER, duie laat vallen wat na de komma staat (de uren)
=INT(datum)
=INTEGER(datul)

Om alleen de tijd te behouden gebruik je de functie REST
=MOD(datum;1)
=REST(datum;1)

Zie ook: Datum en tijd uit een cel abstraheren met Excel – http://www.bevio.nl/2013/03/datum-en-tijd-uit-een-cel-abstraheren/

Tabelmodellen in Word

V. Als ik in Word een tabel invoeg, krijg ik keuze uit een aantal modellen. Kan ik daar tabellen aan toevoegen?

tabeltemplate1

A. Ja hoor. Maak een tabel die je als model wil opslaan. Selecteer ze, en druk op alt+f3 (autotekst fragment maken). Geef een naam, en sla op in reeks Tabellen.

tabeltemplate2

Zie ook: Word 2013: Save Table Templates for Quicker Access – http://www.tech-recipes.com/rx/43847/word-2013-save-table-templates-for-quicker-access/

In Excel kaarten maken met regionale verdeling van gegevens

Je kan met behulp van Excel een grafische voorstelling maken van gegevens.

Google formulier afsluiten

V. Ik heb een inschrijvingsformulier gemaakt in Google drive. Kan ik dat afsluiten zonder het weg te gooien? Het staat me voor dat er vroeger iets voor was, maar ik vind dat niet meer.
A. Waarschijnlijk is de makkelijkste manier de add-on formLimiter. Klik op het puzzelstukje in het bewerkingsscherm om zo’n add-on toe te voegen. De rest van de details staan uitgelegd in deze video op YouTube:

Afbeeldingen uit een PDF halen

Zo kan je snel alle afbeeldingen uit een PDF bestand halen:

  1. Sla het PDF bestand op
  2. Start Word 2016, druk Ctrl+O (bestand openen). Kies PDF als bestandsindeling.
    wd-pdf-extractimages1
  3. Word vraagt of het OK is om een PDF bestand te openen
    wd-pdf-extractimages2
  4. Als het bestand van internet komt, moet je bewerken inschakelen
    wd-pdf-extractimages3
  5. Word komt je zeggen dat het een tijdje kan duren om de tekst om te zetten in een Word document.
    wd-pdf-extractimages4
  6. Sla op als webpagina.
    wd-pdf-extractimages5
  7. In een map naast die webpagina vindt je een map met alle afbeeldingen.

Wijziging aan opmaakprofiel permanent maken

V. Ik weet hoe ik een opmaakprofiel moet wijzigen, maar telkens ik Word gebruik, is die wijziging weg. Kan ik die niet opslaan? Ik gebruik Word 2016.

A. Jawel. Duid de optie aan “Nieuwe documenten op basis van deze sjabloon” vóór je de wijziging van de stijl bevestigt.

wd-templatesstickchanges

Speciaal plakken in Excel

V. Is het mogelijk om iets anders te doen dan Ctrtl+V om te plakken in Excel? Dikwijls komt er opmaak mee die ik niet wil, en soms wil ik alleen de opmaak (en niet de inhoud) plakken.

A. Ja.

  • Je kan de opmaak kopiëren/plakken met de borstel. Ga op de cel staan met de bedoelde opmaak. Klik op de borstel. Klik nu op de cel die die opmaak moet overnemen. Klaar!
  • Maar je kan nog véél meer doen met speciaal plakken
    xl-speciaalplakken
    Van links naar rechts en van onder naar boven kan je plakken:

    • (1) alles (‘gewoon’ plakken)
    • alleen de formules
    • alleen de opmaak van formules en getallen
    • de opmaak van de bron behouden
    • (2) zonder randen
    • met behoud van de breedte van de bronkolom
    • transponeren (rijen en kolommen wisselen)
    • (3) alleen de waarden
    • opmaak van waarden en getallen
    • opmaak van waarden en bronnen
    • (4) alleen de opmaak
    • koppeling plakken
    • afbeelding plakken
    • gekoppelde afbeelding

Voor meer details verwijzen we graag naar: Opmaak kopiëren/plakken gebruiken  – https://support.office.com/nl-nl/article/Opmaak-kopiëren-plakken-gebruiken-4bb415a9-d4e4-42b7-b579-170adc594e40

Spreadsheet hergebruiken

V. Is het mogelijk om een spreadsheet die ik gemaakt heb, te hergebruiken voor een volgend project? Met lege gegevens wel te verstaan. Tot nu toe heb ik een bestand alleen-lezen gemaakt en dat steeds gekopieerd, maar die kopij is natuurlijk ook alleen-lezen.

A. Het kan veel eenvoudiger: sla de spreadsheet waarvan je wil vertrekken, op als sjabloon (template).

xl-templatemaken

Dubbelklikken op die template zal een nieuwe, lege spreadsheet maken op basis van die template (d.w.z. met een kopij van die template)

En als je die template / dat sjabloon opslaat in de map van de sjablonen, kan van in Excel met een Bestand, Nieuw, zo’n kopij maken.

Als je meer informatie nodig hebt:

Hoogste waarde laten oplichten

V. Hoe kan ik de hoogste waarde van en Excel bereik laten oplichten?

A. Dat is ingebouwd.

  • Selecteer de cellen in kwestie
  • Voorwaardelijke opmaak, regels voor bovenste/onderste
    xl-top10-1
  • Zeg dat je één enkele waarde wil, en stel de opmaak in.
    xl-top10-2

Alernatieve PDF reader

V. Ik ben toe aan een andere PDF reader. Foxit crasht heel veel de laatste tijd – en Adobe reader vertrouw ik niet.
A. Probeer Nitro – mijn voorkeur voor het kopiëren bv. – https://www.gonitro.com/nl/pdf-reader

nitro-pdfreader

Niet overtuigd? Werp een blik op Nuance PDF reader – https://nuancepdf.com/PDFReader/Download.aspx

nuance-pdfreader

 

Overzichtsweergave: in- en uitspringen

Dit is reeds eerder vermeld, maar het blijft verwondering opwekken: de overzichtsweergave in PowerPoint. View, Outline view.

  • Je kan aan de linkerkant tekst typen.
    ppt2016-outline-indent
  • Met ENTER maak je een nieuwe slide
    ppt2016-outline-indent2
  • Met TAB spring je in – dat wil zeggen: de tekst verlaagt in niveau. In plaats van in de titel komt d tekst op de slide terecht
    ppt2016-outline-indent3
  • Uitspringen? Met SHIFT+TAB gaat de tekst naar een hoger niveau.

 

 

Verwijzen naar een gesprek

V. Hoe kan ik in Word verwijzen naar een gesprek? Dat is geen artikel of boek.

A. Als je belangrijke en pertinente informatie uit een gesprek gehaald hebt, kan je daarnaar verwijzen als INTERVIEW. Word heeft daar een aparte instelling voor.

interview-short

In de volledige versie (opengeklikt) kan je bv. ook -indien gepast- een radiostation opgeven waarop dat interview zou zijn kunnen uitgezonden.

interview-long

Cellen kopiëren of verplaatsen zonder de adressen te laten aanpassen

V. Als ik cellen kopieer passen de adressen zich aan – tenzij de adressen met dollartekens. Kan ik cellen verplaatsen (dus niet) kopiëren) zónder dat adressen opschuiven? En van één blad naar een adres blad?
A. Ja, er zijn drie opties:

Lijstscheidingsteken aanpassen in Windows 10

Het lijstscheidingsteken is het teklen waarvan Windwos verwacht dat het waarden scheidt die in andere cellen thuishoren.

Bijvoordeeld een namenlijst:

csv

Bij het openen van dit bestand in Excel gaat Excel de cellen herkennen – tenminste als het juiste lijstscheidingsteken is gebruikt. Als dat niet het geval is, kan je aan Excel in de tab DATA vragen om tekst om te zetten in kolommen, en dan het lijstscheidingsteken kiezen. Je krijgt daarbij een preview van het resultaat:

csv-tekstnaarkolommen

Welk lijstscheidingsteken gebruikt wordt, hangt af van het systeem – van de instellingen in Windows. Dat kan met name een probleem zijn als je een CSV bestand krijgt uit Angelsaksisch gebied, waar het lijstscheidingsteken een puntkomma (;) is, terwijl het bij ons een komma (,) is. Maar je kan dat instellen in het ‘klassieke’ control panel, dat je kan opstarten via Win+R (=uitvoeren), control (+enter).
csv-settings1

Daar vind je die instelling onder “De notatie voor datum, tijd of getallen wijzigen”, dan “Meer instellingen”  – en daar het vierdelaatste element.

csv-settings2

Versienachtmerries vermijden

Het is een bijzonder slecht idee om bestanden naar jezelf (of anderen) te mailen met de vraag ze te bewerken en terug te sturen. Je kan niet (deftig) zoeken in een mailbox, maar jij noch de mensen die meewerken kunnen er ooit zeker van zijn dat je op de laatste versie aan het werken bent. Iedereen die het bestand opent van in zijn mailbox, ziet alleen de oorspronkelijke versie, niet de reeds bijgewerkte versies. Die wijzigingen gaan dan verloren. In onderstaand voorbeeld heeft elk van de vier mensen die meewerkt een bestand gekregen, en in 5 stappen zijn er vier verschillende versies.
versienachtmerrie

Alternatieven? Onedrive, Google Drive – of desnoods Dropbox (maar samenwerken kan daar andere problemen geven, omdat er bv. geen foto preview is.

Let er op dat je online bent en synchroniseert vooraleer het bestand te openen.

Presentaties van gesproken commentaar voorzien

Office Mix is een gratis plugin voor Powerpoint die je kan downloaden van op http://mix.office.com.

pptondertitelen-mix1
1. Na installatie zie je een MIX tab in Powerpoint.
pptondertitelen-mix2
2. In die tab is er een knop Slide recording om audio op te nemen, en digitale inkt.
pptondertitelen-mix3
3. Je kan instellen of je audio wil opnemen, of ook video.

pptondertitelen-mix5
4. Na Start recording spreek je in wat je te vertellen hebt over elk van de slides. Je gaat naar de volgende slide als je klaar bent.

5. Het resultaat is een audiofragment bij elk van de slides. Als het niet goed gelukt is, kan je zo’n audiofragment deleten. Maar je kan er bv. ook een quiz in integreren.

6. Mix is een platform om je presentaties interactief te maken. Je kan de presentatie online publiceren en cijfers krijgen over het gebruik ervan, bv.

Heb je méér nodig, of een andere manier van formuleren? Kijk eens naar de handleiding op http://www.zdnet.com/product/microfsoft-office-mix/. Of op Youtube.

CapsLock blokkeren

Als je de irritatie kent die je krijgt bij het per ongeluk indrukken van de CAPS LOCK toets – en het NADIEN ONGEWENSTE EFFECT IN wORD – dan is er dit: een eenvoudige manier om CapsLock onschadelijk te maken. Want Word corrigeert dat onbedoeld gebruik van CapsLock wxel, maar niet andere programma’s op je computer.

Gelinkte velden

V. Hoe kan ik in Excel gelinkte velden maken, waarbij een waarde in de eerste kolom een vooraf gededinieerde waarde in de tweede kolom geeft?

A. Dat kan met vertikaal zoeken. Maak (op een tweede blad) een lijst met eerste en tweede waarden. De eerste waarden moeten alfabetisch gesorteerd zijn.

a abc
b bbc
d dbc
c cbs

Je kan op het eerste blad (dat met de berekeningen) die waarden oproepen met
=VLOOKUP(A1;Sheet2!A1:B4;2)

of

=VERT.ZOEKEN(A1;Blad2!A1:B4;2)

waarde-eerste-kolom-geeft-waarde-in-tweede-kolom

Meer info op http://www.schoutsen.nl/standaard-excel-functies/vlookup-verticaal-zoeken

Bibliografie volgens Harvard norm

V. De afdeling heeft beslist dat bibliografieën voortaan volgens de Harvard normen gemaakt moeten worden. Welke tools kan ik nog gebruiken, en welke niet meer?

A. Harvard wordt ondersteund door bv. Word en Zotero, maar bv. niet Google Scholar.

zotero-word1 zotero-word2
Harvard in Word
harvard-zotero
Harvard in Zotero

Er zijn online tools die het werken met Harvard kunnen vergemakkelijken, bv.

 

Van adresetiketten naar adreslijst

V. Een hele tijd geleden heb ik adresetiketten gemaakt van een adreslijst. Die adreslijst ben ik kwijt – maar kan ik nu nog de adreslijst terugvinden?
A. Ja, er zijn een pak mogelijkheden. eerst en vooral moet je zoeken – tik enkele namen in het zoekvak van Windows in – mogelijk staat het adresbestand op een onverwachte plaats. Niet? dan kan je dat adresbestand herstellen.

  • Open het Word bestand met de etiketten. In de tabel gaan staan
    Layout, Data, Convert to Text
    Separate with: *
    Dat zal een * plaatsen tussen de teksten in de verschillende cellen
    wd2013-tabletotext wd2013-tabletotext2
  • Ctrl+H (vervangen)
    vervang ^b (sectie-eindes) door niets (leeglaten)
    wd2013-tabletotext4-removesectionbreaks
    vervang ^p^p door ^p (twee enters door één enter)
    vervang ^p door ;
    vervang * door ^p (een enter na elk stuk dat een cel was
    Dan staat er ; tussen de velden, en een enter na elk record (elk adresgegegeven)
  • Op de eerste regel tik je
    naam; straat; gemeente
  • Herlees manueel of je gegevens er goed gestructureerd uitzien. Op elke regel moet je
    naam; straat; gemeente
    zien staan.
  • Selecteer alles en plak in Excel – Plakken special, onopgemaakte tekst
  • Selecteer in Excel, Gegevens, Tekst naar kolommen – en geef ; als lijstscheidingsteken.
    wd2013-tabletotext3 wd2013-tabletotext4

 

Per ongeluk gewiste pagina’s uit OneNote terughalen

V. Ik heb onterecht een paar pagina’s uit OneNote verwijderd. Kan ik die nog terughalen?
A. Ja, via de Prullenbak (Recycle bin). Je vindt die onder Geschiedenis.
onenoterecyclebin
onenoterecyclebin2

Om een bericht terug te zetten, rechtsklik je op dat bericht / die pagina, dan Verplaatsen of kopiëren, de bestemming kiezen en klikken op Verplaatsen.
onenoterecyclebin3

Bijlage bekijken van bericht waarop ik al antwoord

V. Hoe kan ik alsnog de bijlage openen van een mailbericht waarop ik aan het antwoorden ben? Als ik wegklik en terugga, zie ik terug het antwoord dat ik aan het voorbereiden ben. Outlook 2016.

A. Dubbelklik op het oorspronkelijk bericht in de berichtenlijst, en dan op de bijlage.

Publicatiedatum van PDF document vinden

V. Hoe kan ik weten wanneer een PDF document is gepubliceerd?
A. Dat is het makkelijkst in Firefox: surf naar dat PDF document, open het, en rechtsklik.
ff-datumpublpdf
Het kan ook in Foxit reader: Sla op, en dan File, Properties. Kijk naar de datum dat het document is aangemaakt.
Niet getest met Adobe Reader omdat de beveiliging van het product en van de updates zo lek is als een zeef en ik steevast Adobe reader (naast andere Adobe producten) ten stelligste afraad.

Serverfout bij het lezen van Hotmail

V. Ik krijg een serverfout 3219 bij het lezen van Hotmail. Wat kan ik doen?
A. Ga naar het accountbeheer van he mailprogramma en verwijder je Hotmail account.
Voeg het nadien toe

  • via manuele instellingen
  • als IMAP account
  • met deze instellingen:
    • Inkomende (IMAP) server: imap-mail.outlook.com
      Poort: 993
      Versleutelde verbinding: SSL
    • Uitgaande (SMTP) server: smtp-mail.outlook.com
      Poort 25 (of 587 mocht poort 25 geblokkeerd zijn)
      Authenticatie: Ja
      Versleutelde verbinding: TLS
    • Gebruikersnaam: je mailadres
      Wachtwoord: je wachtwoord

Zie http://answers.microsoft.com/nl-nl/windowslive/forum/livemail-email/windows-live-mail-serverfout-3219/95d7d348-4c22-4b88-ad5b-699d6a65f0d6 voor de beschrijving van het probleem en de poplossing, http://www.emailinstellingen.be/outlook/outlook-mail-instellen/ voor de instellingen van de mailbox.

Tekst verticaal zetten in Google drive

V. Kan ik tekst verticaal zetten in de spreadsheet van Google Drive?

A. Neen, dat gaat niet. Zie: https://productforums.google.com/forum/#!topic/docs/Dolco0PAXcM

Het is een handige manier om vele kolommen naast elkaar te zetten, en de tekst zichtbaar te houden.

xl-rotate0

In Excel is het heel eenvoudig: er is een opdracht voor in het lint.

xl-rotate1

En er is een dialoogvenster voor Celuitlijning.

xl-rotate2

Er is in Google een truucje (de letterreeks uit elkaar halen letter per letter) – zie How to make vertical column headers in Google docs – http://www.quikstarts.com/Internet/Google-Docs/how-to-make-vertical-column-headers-in-google-docs/

Titels in hoofdletters, maar niet in de inhoudsopgave

V. Kan ik titels in hoofdletters hebben in de tekst, maar in gewone letters in de inhoudstafels?

A. Ja, en het is eenvoudig. Je moet het opmaakprofiel van die titels (kop) aanpassen.

  1. Rechtsklik op het opmaakprofiel in kwestie. Klik op Wijzigen.
    kapsgeenhoofdl1
  2. Kies Lettertype.
    kapsgeenhoofdl2
  3. Kies voor Hoofdletters (of Klein kapitaal als dat is wat je verkiest)
    kapsgeenhoofdl3
  4. Overigens: het kan ook omgekeerd: in gewone letters in de tekst, in kapitalen of kleine kapitalen in de inhoudstafel: Stijlen toepassen (Ctrl+Shift+B), Alle stijlen. Zoek naar TOC1, TOC2 of TOC 3 (de drie of meer niveaus van de inhoudstafel) en wijzig daar het lettertype in hoofdletters of kleine kapitalen.

 

Lettertype van bibliografie

V. Kan ik het lettertype van de bibliografie (referentielijst) aanpassen aan het lettertype van mijn tekst?

A. Ja – en het gaat vanzelf als je dat lettertype hebt aangepast door het opmaakprofiel Standaard (Normal) te wijzigen. Dat heb je blijkbaar niet gedaan, maar dit kan nog:

  1. Voeg de bibliografie in en ga er in staan (selecteren is niet nodig)
  2. Ga naar de opmaakprofielen, en klik op Stijlen toepassen (of die Ctrl+Shift+S)
    fontbiblio1
  3. Je krijgt de stijl te zien van de selectie of de invoegpositie (dat is dus de bibliografie).
    fontbiblio2
  4. Klik op Wijzigen om het lettertype aan te passen.

 

ip-location