Archieven

Word 2010+

Word zegt dat PDF bestand te groot is

V. Ik probeer een PDF bestand te openen in Word, maar Word zegt dat het bestand te groot is. Wat kan ik doen?

A. Vooreerst dit: Word kan PDF bestanden lezen, maar het is niet de beste optie om PDF bestanden standaard mee te openen. Mijn advies is Foxit.

Een mogelijke oorzaak is dat er geen PDF lezer is, of dat die PDF lezer blokkeert.

Zie: https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_word-mso_other/document-exceeds-page-limits/86cfd33a-67ea-4047-84a2-fa45ec004c40?auth=1

Als het (her)installeren van de PDF lezer niet helpt, kan je via Smallpdf.com je PDF omzetten in Word.

Elk nieuw hoofdstuk op oneven pagina beginnen

V. Kan ik een nieuw hoofdstuk altijd op een oneven pagina laten beginnen? Met opmaakprofielen best, natuurlijk.

A. Neen, dat gaat niet (zo maar) (vanzelf).

Gespiegelde marges voor liggende pagina’s

V. Kan ik marges spiegelen voor liggende pagina’s? Ik wil een tekst recto-verso afdrukken, en ik heb daarvoor marges gespiegeld. Maar dat werkt niet voor liggende bladen.

A. Dat klopt.

  1. Om een tekst recto-verso af te drukken kan je marges spiegelen. Op die manier kan je extra marge instellen voor het inbinden. Bijvoorbeeld: binnenmarge 5cm, buitenmarge 2,5cm.
  2. Je kan een aparte sectie maken voor liggende pagina’s. In zo’n sectie zal er echter geen rekening gehouden worden met die extra marge. Een mogelijke oplossing is om extra rugmarge te voorzien. Echter: ook dat geeft niet het verhoopte resultaat.
  3. De echte oplossing is deze: je maakt aparte kop- en voettekst voor die liggende sectie, met afwijkende even en oneven pagina’s. In de even pagina’s (of de oneven pagina’s) voorzie je extra ruimte in de koptekst door een paragraaf te plaatsen van ten minste 5 cm.
  4. Meer achtergrond nodig? Kijk eens naar

    Margin gutters in landscape orientation – http://www.wordbanter.com/showthread.php?t=54935

    Mirrored Margins with Landscape Sections – http://www.addbalance.com/word/mirrored_margins_landscape.htm

 

Over steenhouwers en informatieverwerkers

Schrift is een geweldige uitvinding die enorm veel betekent voor de evolutie van de menselijke beschaving.

In den beginne (laat ons daaronder verstaan : een tijd die we ons nu niet meer kunnen voorstellen) werd er geschreven op steen of op papyrus.

Tekst schrijven was een technische aangelegenheid met hoge complexiteit. De schrijver was verantwoordelijk voor hoe de tekst eruit zag.

Vele millennia later werd er een typmachine uitgevonden, met standaardletters en veel andere mogelijkheden. Later nog kwam de computer met software voor tekstverwerking. En toch slaat het me elke keer opnieuw met absolute verstomming hoezeer sommigen in technologische episodes zijn blijven steken waar ze nooit deel van hebben uitgemaakt. Tekstverwerking heeft iets geïntroduceerd dat niet bestond: het flowen (vloeien) van teksten.  Documenten passen zich aan aan de teksten en de wijzigingen van de teksten: je voegt iets toe bijvoorbeeld en alles past zicht aan. Dat is het radicaal omgekeerde van tekst die door de schrijver vast op zijn plaats moet gebeiteld worden. En toch. Toch blijven zo vele mensen vasthouden aan steenkappers-ambachtelijke mechanismen.

Mijn tips: gebruik nooit (nooit dus, gene zever)

  • twee of meer opeenvolgende spaties
    maar zet een tab
  • twee of meer opeenvolgende tabs
    maar gebruik inspringen (ctrl+M in >ord) of hangend inspringen (ctrl+T)
  • twee of meer opeenvolgende enters
    maar gebruik voor een nieuwe pagina ctrl+enter of (véél beter) alinea-opmaak, pagina-einde ervoor
    en gebruik voor afspatiëring (ruimte voor en na tekst) alinea-opmaak, ruimte voor/na

En plaats illustraties in een tabel – het niét doen gaat een gigantische meerkost meebrengen in oplossen van tig problemen die héél eenvoudig vermeden hadden kunnen worden maar nu virtueel onoplosbaar zijn.

Word: mogelijkheiden tot bewerken inperken

V. Kan ik ervoor zorgen dat de collega’s aan wie ik mijn tekst bezorg, alleen opmerkingen kunnen maken, en niet de tekst zelf wijzigen.

A. Ja, het kan.

  • Controleren, Beveiligen, Bewerking beperken
  • Je krijgt een apart paneel met beperkingen.

    • De eerste optie is het beperken van de opmaakprofielen die je collega’s mogen gebruiken.
    • De tweede stap (de belangrijkste – waarschijnlijk die je nodig hebt) is dat je kan instellen welk soort wijzigingen de bestemmelingen kunnen doorvoeren: wijzigen (met bijgehouden wijzigingen), opmerkingen (wat jij wil), formulieren invullen, geen wijzigingen.
    • Je kan bepalen voor wie de beperkingen van toepassing zijn.
    • Tenslotte kan je wachtwoord definiëren
  • Drie aanvullingen
    • In OneDrive kan je alleen (nog maar) kiezen voor Bewerken of Alleen lezen.
    • In Google Drive is er wel een optie om te delen met alleen reacties.
    • Misgelopen? Je kan in Word documenten vergelijken zodat je in detail kan zien wat er gewijzigd is.

Een foto midden op een pagina plaatsen

V. Hoe krijg ik een foto in het midden van een pagina?

A. Met een tekstvak.

  • Invoegen, Tekstvak – teken een tekstvak
  • Seelecteer het tekstvak. Opmaak, Positie. Kies het midden van het blad.

 

Opmaak vervangen door andere opmaak

V. Is het mogelijk om in Word alle opmaak (bv. vet) te vervangen door andere opmaak (bv. rode letters)?

A. Ja hoor. Het is eenvoudigst als je een stukje tekst opmaakt met de doelopmaak. Doe dan dit:

  • Zoeken en vervangen (Ctrl+H)
  • Find what: klik op Format, Highlight – en klik op een stuk tekst met de oorspronkelijke opmaak
  • Replace with: klik op Format, Highlight – en klik op een stuk tekst met de doelopmaak
  • Klik op Replace all.

Stuk tekst onterecht in inhoudstafel

V. Er zijn stukken tekst die in de inhoudstafel verschijnen, maar die er niet thuishoren. Hoe krijg ik die daar uit, zodat die niet meer terugkomen.

A. Beeld, Navigatievenster. Je zal de stukken tekst zien die onterecht in de inhoudstafel staan. Die paragrafen zijn opgemaakt als Kop 1, Kop 2 of Kop 3. Klik op elk van die paragrafen (in het rood op deze illusrtratie), en kies als opmaakprofiel NORMAAL.

Je zal waarschijnlijk ook een aantal lege regels zien in navigatievenster: dat zijn lege paragrafen die (ten onrechte) zijn opgemaakt als Kop 1, Kop 2 of Kop 3. Maak ze op als Normaal of (veel beter) verwijder ze.

Opmaak vereenvoudigen en opruimen

Bij het afwerken van een groot werkstuk is het een goed idee om de opmaak op te ruimen. Dat kan je zo doen:

  • Start, Stijlen, Stijlen toepassen
  • AA
  • Opties
  • Selecteer weer te geven stijlen: In huidige document

  • Vanaf nu zie je in het overzicht van de stijlen welke stijlen er gebruikt worden in het document. Je kan rechtsklikken en “Alles selecteren” om alle tekst met een bepaalde opmaak te selecteren en bv. anders op te maken. Op die manier kan je het aantal verschillende opmaken / gebruikte opmaakprofielen reduceren.

Slechts twee niveaus in inhoudstafel

V. Hoe kan ik slechts twee niveaus hebben in mijn inhoudstafel? Ik krijg er altijd drie.

A. Voeg een inhoudstafel in – maar kies voor een aangepaste inhoudstafel.

En kies dan voor twee niveaus.

Een titel niet mee opnemen in de inhoudstafel

In een lange tekst staan titels die je misschien niet in de inhoudstafel wil opnemen. Dat is het geval met de titel “Inhoudsopgave” en met de titels die op ongenummerde pagina’s staan. Het kan zo:

  • Maak de titel op als Kop 1
  • Geef de nieuwe stijl een herkenbare naam.
  • Rechtsklik op die stijl om hem te wijzigen
  • En bij paragraaf, kies “platte tekst” als overzichtsniveau.
  • Pas de nieuwe stijl toe op andere titels die niet in de inhoudstafel mogen komen.
  • Update de inhoudstafel. Klaar.

Zotero voegt nummers in in plaats van referentie

V. Ineens voegt Zotero nummers en voetnoten in, in plaats van een APA referentie. Wat is dat?

A. Je hebt Zotero niet gevraagd de APA stijl te gebruiken. Je kan dat instellen bij Documentvoorkeuren.

Grootte van alle afbeeldingen in document in één keer aanpassen

V. Kan ik alle afbeeldingen in een document selecteren en in één keer hun maat aanpassen?

A. Neen, eigenlijk niet.

  • Je kan een afbeelding selecteren en de grootte aanpassen met de handgrepen, of na rechtsklikken. Maar dat gaat telkens slechts voor één afbeelding.
  • KUTools heeft een hulpmiddel dat het voor jou kan doen. Zie deze pagina op ExtendOffice.
  • Op diezelfde pagina is er VBA code die het kan doen: alle afbeeldingen overlopen en de hoogte en breedte instellen op wat jij wil. Details hier.
  • Als je alle afbeeldingen een bepaald percentage (bv 50%) wil verkleinen kan dat met deze macro gevonden op Superuser:
    Sub resize()
    Dim i As Long
    With ActiveDocument
        For i = 1 To .InlineShapes.Count
            With .InlineShapes(i)
                .ScaleHeight = 71
                .ScaleWidth = 71
            End With
        Next i
    End With
    End Sub

Slides van Powerpoint handouts in één keer vergroten

V. Ik heb via File, Export, Create handouts, een set van slides naar Word gebracht. Maar die zijn te klein in Word. Kan ik die niet in één keeer vergroten?

A. Ja, het kan – via een macro.

  1. Als je handouts hebt gemaakt met kolommen (of: drie slides per pagina, of notities naast slides), verwijder eerst de eerste rij (met slide nummers) en de derde (met de notities).
  2. In Word, druk je op Alt+F11 om het macrovenster te openen.
  3. Insert, Module om een module te maken.
  4. In die module plak je deze code:
    Sub ResizeSlides()
         Dim Slide As InlineShape
         For Each Slide In ActiveDocument.InlineShapes
             With Slide
                 If .Type = wdInlineShapeEmbeddedOLEObject Then
                     .ScaleWidth = 100
                     .ScaleHeight = 100
                 End If
             End With
         Next
     End Sub
  5. Sluit dat venster met Alt+F4
  6. Druk op Alt+F8 en kies Resizeslides.

En het is gebeurd!

De code heb ik gevonden op https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_word-mso_windows8/resizing-objects-in-word-document-office-2010/21a39c97-7f21-40cc-a924-d4f495a0b1f5

Examen genereren uit vragenlijst

V. Hoe zou ik een examen kunnen laten genereren uit een (Access) databank? Bv. drie vragen van een bepaalde categorie, twee van een andere enz. Ik denk dat het met Access best zou gaan.

A. Neen, Access is niet echt geschikt. Met Access kan je een lijst maken, maar niet een willekeurige selectie genereren. Ik zou dit doen, met Word en Excel:

  • Maak een lijst van alle vraagcategorieën die je nodig hebt / wil gebruiken. Noteer die, en maak een code voor elk.
  • Stel je examenvragen op. Selecteer elk van de vragen, en druk Alt+F3 om een tekstfragment te maken. Begin de naam van elk van die fragmenten met de passende code van de vorige stap.
  • Lijst alle tekstfragmenten op – daarvoor kan je gebruikmaken van de code voorgetseld in Stackoverflow. Ik zou die code zo aanpassen en plakken in een nieuw te maken module (via Alt+F11):
    Sub ListBuildingBlocks()
    Dim oTemplate As Template
    Dim oBuildingBlock As BuildingBlock
    Dim i As Integer
    For Each oTemplate In Application.Templates
      For i = 1 To oTemplate.BuildingBlockEntries.Count
      Set oBuildingBlock = oTemplate.BuildingBlockEntries.item(i)
      Debug.Print oBuildingBlock.Name>
      Next
    Next
    End Sub

    en die code uitvoeren in het immediate window. Het resultaat is de lijst van alle beschikbare tekstfragmenten.

  • In Excel twee kolommen maken: een eerste met de namen van de tekstfragmenten, en een tweede met een willekeurig getal (=RAND()).
  • Filter op de tekstfragmenten – met behulp van de code waarmee elke fragmentnaam start.
  • Sorteer op het willekeurig getal en neem er zoveel je nodig hebt – bv. vier voor die ene categorie waar je nu mee bezig bent.
  • Selecteer de namen van de fragmenten, en plak in Word.
  • Druk op F3 na elk van de namen van de fragmenten
  • En je hebt je examen. Je hebt kunnen gebruikmaken van alle opmaakmogelijkheden van Word (met name enters en inspringen maar ook afbeeldingen en lijsten of tabellen, wat niet zo maar kan in Excel of Access) en Excel heeft voor de selectie gezorgd.
ip-location